1.introduzione

mepatool – gestionale per il mepa – consente di curare tutte le attività commerciali dei fornitori delle PA attraverso il MePA.

In estrema sintesi, lo scopo del programma è quello di migliorare le vendite e sfruttare al massimo le potenzialità dei nuovi strumenti di eProcurement della PA.

mepatool è destinato a tutte le aziende abilitate a uno dei bandi sul MePA e che utilizzano il Catalogo o le RdO per produrre fatturato.

Chi ha scelto mepatool si è ripagato l’investimento già il primo mese grazie alle incredibili potenzialità offerte dal programma.

mepatool offre strumenti per:

  • creare e gestire il catalogo prodotti sul MePA (e non solo)
  • pubblicare tutti i file di catalogo nelle diverse modalità previste (Sostituzione integrale, Inserimento, Cancellazione, Aggiornamento e Massivo Prezzi) in un solo click.
  • scaricare i file PDF da firmare in un solo click.
  • caricare i file PDF firmati in un solo click.
  • gestire tutte le RdO a invito e aperte a tutti in pochi istanti (senza passare dal mepa) incluso gli allegati.
  • pubblicare manualmente sul MePA prodotti in modo guidato e rapido senza dover attendere la finestra serale di elaborazione dei file template.
  • scaricare in un solo click tutta la propria offerta sul MePA e importarla nel programma.
  • gestire gli ordini diretti
  • creare preventivi dedicati e mantenere le anagrafiche.

In questa guida sono fornite tutte le informazioni per utilizzare in modo completo il programma partendo dalla guida rapide per arrivare a indicazioni dettagliate di tutte le funzioni.

La guida rapida permette di capire le potenzialità del programma senza entrare troppo nel dettaglio. La guida rapida fornisce indicazioni per creare il primo catalogo e una rapida scorsa alle funzioni di RdO.

I dati visualizzati in questa guida sono quelli forniti con la versione demo di mepatool.

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Ultimo   aggiornamento   il Sep 28, 2019

3.Guida Rapida

Questa guida rapida utilizza come dati di esempio quelli contenuti con la versione demo di mepatool.

Tutti i dati sono puramente esemplificativi. I cataloghi creati con la versione dimostrativa contengono solo 2 righe valide.

All’avvio inserire i dati ricevuti con il messaggio di conferma: Codice Utente e Codice di Attivazione.

Fare click sul pulsante “Attivazione” per attivare mepatool.

Dopo l’attivazione sarà visualizzata la ‘home’.

La guida rapida illustra le seguenti funzioni:

  1. creazione dei cataloghi test per il MePA.
  2. download delle RdO aperte a tutti, a invito e trattative dirette.
  3. importazione di un Ordine Diretto di Acquisto (OdA).
  4. creazione di un preventivo.


home mepatoolHome consente di navigare all’interno di tutte le sezioni attive di mepatool e, se necessario, tramite il menu ‘mepatool’ aggiornare la propria licenza e alcuni componenti del programma.

1) Creazione di una riga di catalogo

  • Fare click sul pulsante “Catalogo” per visualizzare la seguente schermata:

catalogo1

la schermata può essere diversa in base ai moduli attivati e i bandi attivi nel programma

  • Fare click sul pulsante ‘Nuovo‘ e inserire il codice principale (obbligatorio), Marca e il nome del prodotto.
    catalogo_pulsante_nuovo3

 

  • Fare click su “Crea”; la schermata si presenta così:

catalogoN2

  • Definire un prezzo di acquisto nel campo ‘Unico’
  • Fare click sul pulsante ‘carica immagine’ nella sezione immagine e selezionare l’immagine rappresentativa del prodotto.
  • Aggiungere un eventuale descrizione..
  • Ripetere l’operazione usando valori diversi per il valore Codice Principale e scegliere diversi metaprodotti
  • Fare clik sul pulsante di navigazione ‘MePA’

catalogo_mepa

  • Fare click sulla linguetta ‘Per Data’ e selezionare la data odierna nel campo ‘inizio’.

catalogo_mepa_data

  • Verificare i dati inseriti e fare click sul pulsante ‘INSERIMENTO’ nel lato destro della schermata.
  • Attendere il completamento delle operazioni.

Complimenti, hai creato i tuoi primi cataloghi per il MePA (in modalità Nuovi prodotti – Insert XLS)

Aprire la cartella “documenti – > cartella_mepatool -> esportazione -> pronti da caricare per visualizzare la cartella con la data odierna contenente i file di catalogo suddivisi per operazione e per bando.

 


2) il Modulo RdO di mepatool

(video guida rapida modulo RdO)

Fare click sul pulsante ‘RdO‘ della schermata Home per aprire l’ambiente RdO:

Rdo_1

 

  • Fare click sul pulsante ‘Impostazioni’
  • Selezionare la linguetta “Accesso al Portale”
  • Fare click sul simbolo a forma di ingranaggio per inserire i dati di accesso al portale acquistinrete e confermare con ‘Ok’

mepatool-guida_rapida_5

  • Fare click sul pulsante ‘BASE’
  • Fare click sul campo scelta e selezionare la sigla azienda.

Rdo_2

  • Fare click sul pulsante verde ‘Step ZERO!’.
  • Inserire l’ID dell’operazione quando richiesto dalla procedura e attendere il completamento.
  • Al termine della procedura di download fare click su Ok e indicare il tipo di RdO da elaborare (consigliato ‘Entrambe’)
  • Attendere il completamento delle operazione.
  • Selezionare “Test” | “Attiva” | “3] Entrambe” e la casella “selezione Bando” per visualizzare la lista di tutte le RdO aperte a tutti e a invito di tutti i bandi definiti nel filtro ‘Bandi’.

Rdo_3

 

Complimenti, hai appena scaricato tutte le Rdo Aperte a tutti e a Invito!

Rdo_4

  • Fare click su una delle colonne “RdO”, “Scadenza”, “Pubblicaz.” o “Amministrazione” per ordinare la lista in base al numero di RdO, la Scadenza, la data di Pubblicazione o l’Amministrazione (un secondo click determina l’ordinamento inverso).
  • Fare click sul numero di una RdO qualsiasi per accedere alla schermata di dettaglio.

mepatool-guida_rapida_7

  • Fare click sul pulsante “Recupera Allegati” e attendere il completamento dell’operazione (in base alle dimensioni degli allegati possono essere necessari da alcuni secondi fino a 1 minuto ca in base alla velocità di connessione) – La versione dimostrativa consente di scaricare gli allegti di 30 RdO.
  • mepatool di default mostra il file PDF di Riepilogo
  • Fare click sul file pdf di Riepilogo per visualizzare il file all’interno di mepatool
  • Fare click sul valore ‘_tutti_’ per visualizzare anche tutti gli altri allegati.

Complimenti, hai scaricato tutti gli allegati della prima RdO tramite mepatool e…. ancora non sei entrato nel MePA!

vedi filmato guida rapida sul modulo RdO


3 ) importazione di un Ordine Diretto di Acquisto (OdA)

per testare questa funzione è necessario avere a disposizione il file xml dell’Ordine Diretto disponibile nella schermata di dettaglio ordine quando si riceve un Ordine Diretto (a sinistra del file pdf abituale); il file ha come nome il numero dell’ordine seguito da “.xml”

  • Fare click sulla parte più scura del pulsante “Clienti”.
  • Fare click sul pulsante ‘Inserisci’.
  • Selezionare il file xml dell’ordine.
  • Fare click sul pulsante ‘Elabora’

mepatool-guida_rapida_8

L’ordine viene letto in pochi istanti e suddiviso nelle sue componenti principali:

  • Anagrafica del punto ordinante.
  • Righe che compongono l’ordine
  • Note
  • Allegati

Se in mepatool sono presenti i dati in catalogo e listini (come lo sarà durante l’uso abituale), l’ordine riporta anche i costi di acquisto e quindi la relativa marginalità in modo da accettare o rifiutare un ordine.

  • Fare click sul pulsante “Crea Nuovo Cliente” per memorizzare l’anagrafica nell’archivio clienti.
  • Fare click sul pulsante “Collega l’Ordine selezionato al Cliente Selezionato” per collegare l’ordine al cliente.
  • Fare click sul pulsante azzurro “Apri” in alto a destra per aprire la scheda del cliente.

 mepatool-guida_rapida_9


 

4) creazione di un preventivo.

  • Fare click sul pulsante “Nuovo Preventivo”.
  • Assegnare un nome mnemonico al preventivo.
  • Fare click sulla prima riga del preventivo nel campo ‘codice’.
  • Inserire il valore ‘474008″ nel campo codice per visualizzare i valori relativi con il prezzo di acquisto del prodotto.
  • Fare click sul pulsante “Stampa”
  • Apportare eventuali modifiche all’intestazione del preventivo.
  • Confermare la scelta facendo click sul pulsante ‘Stampa’

Cosa manca alla guida rapida? Il catalogo!

Certo, il catalogo in mepatool è al centro di tutte le attività commerciali; per la creazione del cataloghi per il MePA naturalmente, ma non solo!

I dati presenti n catalogo sono usati per la creazione dei preventivi, per la valutazione economica delle RdO e per la valutazione immediata degli ordini. le funzioni in catalogo consentono inoltre di creare varianti e bundle per estendere in modo intelligente la propria offerta nel MePA.

Vedi la sezione dell’Help dedicata al catalogo per scoprire tutte le funzioni disponibili in mepatool.

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Ultimo   aggiornamento   il Sep 29, 2019

4.i moduli mepatool

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mePAtool viene proposto con un canone mensile con prezzi differenziati in base alla composizione dei moduli. A prescindere dai moduli adottati, sono disponibili delle opzioni aggiuntive che possono essere aggiunte in qualsiasi momento e proposte sia a canone che una-tantum

I moduli principali del programma sono:

  1. Catalogo: permette di creare schede prodotto e di assegnarle al corretto metaprodotto in modo guidato in pochi click.
  2. MePA: è l’ambiente da cui è possibile produrre tutti i file excel per la creazione e manutenzione del proprio catalogo MePA.
  3. RdO: permette di avere in pochi click e sena passare dal MePA tutte le RdO di tutti i bandi e tutti li allegati in un solo click.
  4. Clienti: permette di acquisire gli ordini diretti, gestire le anagrafiche e creare preventivi

Tutte le versioni includo l’aggiornamento automatico di tutti i metaprodotti dei bandi inclusi in mepatool, compreso l’invio delle ultime versione dei template excel vuoti via via rilasciati nel portale acquistinrete e le procedure di validazione necessarie a produrre righe sempre valide tramite le funzioni del catalogo.

il team di mepatool lavora duro per integrare nel tempo tutti i bandi che prevedono cataloghi nel MePA. I bandi che saranno rilasciati con mepatool sono sempre inclusi nel canone di mepatool senza costi aggiuntivi.

mepatool è proposto come postazione monoutente che non prevede la condivisione in rete tra più utenti e la versione multiutente con possibilità di condivisione in rete tra più utenti.

Le opzioni attivabili sono le seguenti:

  • Caricamento automatico dei file di catalogo MePA: permette l’upload dei file excel per la gestione del catalogo MePA nelle diverse modalità previste.
  • Download automatico dei file ‘PDF da firmare’ e relativo Upload dei file firmati: permette in un solo click di scaricare tutti i file PDF pronti da firmare e caricare, sempre in un solo click, i file stessi una volta firmati.
  • Download Massivo Prezzi: permette di scaricare tutti i template contenenti la propria attuale offerta sul MePA (tipo di template scaricati: massivo prezzi)
  • Download Template: permette di scaricare tutti i template relativi a tutti i bandi per i quali l’utente è abilitato a prescindere che contengano o meno dati (tipo di template scaricati: Sostituzione integrale).
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Ultimo   aggiornamento   il Jul 12, 2017

5.Passaggi Iniziali

 

home mepatooldopo l’avvio del programma, viene visualizzata la schermata ‘home’.

Home consente di navigare all’interno di tutte le sezioni attive di mepatool e, se necessario, tramite il menu ‘mepatool’ aggiornare la propria licenza e alcuni componenti del programma.

La PRIMA OPERAZIONE da fare è entrare nella sezione ‘MePA” e impostare:

  • selezione dei bandi.
  • impostazione del proprio ID MePA
  • metodo di produzione del codice fornitore.
  • metodo di produzione del codice produttore.
  • metodo di calcolo del prezzo.
  • impostazione del lotto minimo.

IMPORTANTE
Tutti i valori, ad esclusione del codice fornitore, se necessario, sono definibili anche a livello di singolo metaprodotto!

mepala schermata può essere diversa in base ai moduli attivati e i bandi attivi nel programma

Fare click sul pulsante “Base”

Mepa_BASE

Selezionare dei bandi

Nella sezione “Bandi Attivi”, selezionare i bandi ai quali si è abilitati e per i quali si vuole produrre i cataloghi. E’ possibile modificare questa impostazione in qualsiasi momento; per esempio può essere utile selezionare solo alcuni bandi durante la produzione dei file in modo da far produrre a mepatool solo i file per i bandi selezionati e non per tutti quelli attivi.

Impostare il codice fornitore che sarà presente nei cataloghi MePA scegliendo tra le seguenti opzioni*:

  • 1) Prefisso + Principale
    il codice risultante sarà composto dal codice principale del prodotto preceduto dal suffisso inserito nel campo ‘suffisso’
  • 2) Automatico
    il codice risultate sarà composto da una sequenza numerica preceduta dal valore inserito nel campo “prefisso’ e seguita dal valore inserito nel campo ‘suffisso’. mepatool consente, per le altre attività, di mantenere la relazione tra il codice automatico con quello reale semplificare l’individuazione dei prodotti.
  • 3) Solo Cod. Principale
    il codice risultante sarà identico al codice principale del prodotto.
  • 4) Prefisso + Principale + Suffisso
    il codice risultate sarà composto dal codice principale del prodotto preceduto dal valore inserito nel campo “prefisso’ e seguito dal valore inserito nel campo ‘suffisso’.
  • 5) Solo Cod. Personale
    il codice risultate sarà composto dal solo codice personale (il codice personale è un codice definito dall’utente e viene usato in determinate circosante come spiegato più avanti nella guida).
  • 6) Prefisso + Cod. Personale
    il codice risultate sarà composto dal codice personale del prodotto preceduto dal valore inserito nel campo “prefisso’.
  • 7) Prefisso + Cod. Personale + Suffisso
    il codice risultate sarà composto dal codice personale del prodotto preceduto dal valore inserito nel campo “prefisso’ e seguito dal valore inserito nel campo ‘suffisso’.

*in base alla versione e moduli attivati, le opzioni possono essere ridotte.

Impostazione del valore ‘ID MePA’

L’ID Mepa è il valore assegnato a ogni fornitore sul portale acquistinrete.

E’ indispensabile per produrre i cataloghi con mepatool e identifica in modo univoco i file di gestione del catalogo. E’ necessario porre molta attenzione al corretto inserimento di questo dato.

Per recuperare questo valore:

  • Entrare nel portale acquistinrete.
  • Accedere alla sezione ‘Richieste di offerta”.
  • Fare click su “Gare a cui sei stato invitato.
  • Scaricare il file “Scarica xls rdo cui sei stato invitato” (il proprio ID MePA è il valore numerico presente nel nome del file)
  • Copiare o annotare il valore numerico.
  • Andare in mepatool -> MePA – >Base e fare click sul campo “ID MePA’ per inserire quel valore e confermare.

 

Fare click sul pulsante ‘Generali’ per definire gli altri parametri di partenza.

mepatool-mepa3

Nella sezione ‘Generali’ è possibile definire molti altri parametri che sono approfonditi nelle sezioni di approfondimento di questa guida.

Vediamo adesso quelli fondamentali:

  • metodo di produzione del codice produttore.
  • metodo di calcolo del prezzo.
  • impostazione del lotto minimo.

Impostare il codice produttore che sarà presente nei cataloghi MePA scegliendo tra le seguenti opzioni*:

  • 1) usa rif. originale
    il codice produttore risultante sarà composto dal valore inserito nel campo ‘rif. originale’ in catalogo.
  • 2) usa codice fornitore
    il codice produttore risultante è uguale a quello definito per il codice fornitore.
  • 3) rif. originale+random
    il codice produttore risultante sarà composto dal valore inserito nel campo ‘rif. originale’ in catalogo e seguito da un valore casuale composto da 3 o 4 caratteri alfanumerici definiti a caso dal programma.
  • 4) codice principale
    il codice produttore risultante sarà identico al codice principale del prodotto.
  • 5) cod. principale+random
    il codice produttore risultante sarà composto dal codice principale del prodotto seguito da un valore casuale composto da 3 o 4 caratteri alfanumerici definiti a caso dal programma.

*in base alla versione e moduli attivati, le opzioni possono essere ridotte.

Modo ‘Smart’

Il modo smart consente di definire se ‘annegare’ il codice selezionato nel valore ‘denominazione commerciale’. Questo implica che la lunghezza in caratteri del campo ‘denominazione commerciale’ sarà ridotto del numero di caratteri necessario a accogliere il codice selezionato più 2 spazi.

Questo è utile affinché i propri prodotti siano trovati nel MePA anche se sono ricercati codici non utilizzati come codice produttore e fornitore o se si opta per l’utilizzo di codici automatici.

E’ possibile scegliere tra 3 modalità

  1. non applicato.
    Il valore ‘denominazione commerciale’ resta invariato come impostato in catalogo.
  2. codice Fornitore nel nome
    Il codice Fornitore (codice MePA), sarà inserito all’interno della ‘denominazione commerciale’.
  3. codice Produttore nel nome
    Il codice Produttore, sarà inserito all’interno della ‘denominazione commerciale’.
  4. entrambi nel nome
    Il valore codice Fornitore (codice MePA) e codice Produttore  saranno inserito all’interno del valore ‘denominazione commerciale’.

Impostare il metodo di calcolo del prezzo.

Il metodo di calcolo del prezzo definisce il criterio che mepatool applica per la definizione del prezzo presente nei cataloghi.

mapatool consente di controllare moltissimi aspetti relativi al calcolo del prezzo di vendita compreso eventuali costi aggiuntivi per le spese di spedizione, prezzi speciali, sconti dedicati, prezzi promozionali e combinazioni di questi. Maggiori dettagli sul calcolo del prezzo di vendita sono definiti nelle sezioni successive di questa guida.

  • 1) margine*
    se in mepatool sono caricati i valori relativi al ‘costo’ (prezzo di acquisto) dei beni, il prezzo sarà calcolato applicando il margine in modalità ‘delta’ (es. impostando un margine a 20, il prezzo di vendita viene calcolato da prezzo di acquisto/0,80; impostando il margine a 31, il prezzo di vendita viene calcolato da prezzo di acquisto/0,69 ecc).
  • 2) margine + spese
    il calcolo è identico a quello precedente ma al prezzo di vendita viene sommato il valore inserito nel campo ‘spese’ che appare a destra del menu se si seleziona questa opzione.
  • 3) margine + spese/lotto minimo
    il calcolo è identico al primo ma al prezzo di vendita viene sommato il valore definito dal calcolo spese/lotto minimo. In questo modo è possibile ‘distribuire’ le spese di spedizione su un numero ragionevole di pezzi in base alla soglia impostata nel campo ‘Soglia’ che appare a destra del menu dedicato alla definizione del lotto minimo.
  • 4) listino Prezzi
    se in mepatool sono caricati i valori relativi al prezzo di vendita dei beni, il prezzo usato sarà quello, senza ulteriori calcoli.

* il margine può essere impostato sia a livello generale, che di singolo metaprodotto ma anche in base alla classificazione (sui diversi livelli: categoria, gruppo, sottogruppo e brand (vedi approfondimento più avanti nella guida) o su singolo prodotto.

Impostare il metodo di calcolo del lotto minino.

Il metodo di calcolo del lotto minimo definisce il criterio che mepatool applica per la definizione del valore da usare nella colonna ‘Lotto Minimo’ (se previsto dal metaprodotto).

Il Lotto Minimo è il valore che determina il numero minimo di pezzi che il punto ordinante dovrà ordinare affinché l’ordine sia accettato dal fornitore (valore non vincolante sul MePA ma consenti di rifiutare un ordine in modo corretto se non rispetta questo parametro).

  • 1) soglia/prezzo
    il valore relativo al lotto minino sarà calcolato dal valore ‘soglia’ / prezzo di vendita. Il campo ‘soglia’ appare a destra del menu del lotto minimo se si sceglie questa opzione.
  • 2) fisso
    il valore relativo al lotto minino sarà quello impostato nel campo ‘Fisso’ appare a destra del menu del lotto minimo se si sceglie questa opzione.

Tutti gli altri parametri sono opzionali; le relative impostazioni sono definite nella guida completa a mepatool.

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 13, 2017

6.Catalogo

Il catalogo è centrale per tutte le attività di mepatool. Una buona gestione delle informazioni sui prodotti sono la chiave per rendere efficace la propria azione commerciale tramite il MePA (e non solo) e raggiungere l’obiettivo principale del programma: aumentare il proprio fatturato tramite gli strumenti eBusiness della PA.

Alla base di mepatool c’è principalmente una gestione accurata delle informazioni commerciali in modo da utilizzare queste informazioni per tutte le attività di vendita:

  • creazione dei cataloghi per il MePA.
  • valorizzazione rapida delle RdO.
  • creazione dei preventivi e dei prezzi riservati ai clienti (senza modificare il codice principale).
  • gestione e analisi degli Ordini Diretti.

Se sei nel MePA, ti serve mepatool non è solo uno slogan commerciale, ma la sintesi del nostro progetto.

15743536_sIMPORTANTE!

tutti i dati gestiti da mepatool sono importabili tramite file excel con un tracciato record definito. Con mepatool sono inclusi file di esempio e vuoti per semplificare la creazione di questi importanti file.
Se hai già dei cataloghi attivi sul MePA, inviaceli; li convertiremo per poterli inserire in mepatool!

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Ultimo   aggiornamento   il Nov 13, 2016

6.1.la scheda prodotto

mepatool-guida_rapida_10

prodotto di esempio

La scheda prodotto è divisa in 4 sezioni. Partendo da sinistra:

  1. Funzioni e navigazione.
  2. Prodotto.
  3. Codifica, Classificazione e dati salienti.
  4. Dati per il MePA

Vediamo adesso nel dettaglio le sezioni partendo però da quella più comprensibile e logica, la sezione 2 Prodotto.

Per creare una nuova scheda fare click sul pulsante ‘Nuovo’ nella barra delle funzioni.

Per modificare i dati, è necessario impostare su ‘si’  la funzione ‘Modifiche abilitate’

mepatool-guida_rapida_11


2: Sezione Prodotto

Il prodotto è composto da:

mepatool-guida_rapida_10a

  1. nome commerciale
  2. immagine
  3. descrizione sintetica
  4. descrizione estesa

Per i testi non ci sono particolari limiti se non quelli logici per rendere leggibile un prodotto. E’ preferibile assegnare un nome commerciale sintentico e comprensibile delegando una descrizione più specifica nei campi descrittivi.

mepatool accetta qualsiasi formato immagini anche se è preferibile usare formati jpg. E’ possibile usare il copia/incolla da qualsiasi sorgente. Se si dispone di immagini png, è preferibile inserirle facendo click con il tasto destro del mouse sull’area destinata a contenere l’immagine e selezionare il comando ‘inserisci immagine…’

E’ consigliabile inserire valori lista nel campo descrizione sintetica e una descrizione estesa in quella… estesa.


3: Sezione Codifica, Classificazione e dati salienti

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Questa sezione della scheda tecnica è fondamentale perché contiene i parametri di riferimento per buona parte degli elementi di calcolo del prezzo.

  • Codice (principale)
    è il valore di riferimento per tutte le relazioni. Non può essere vuoto e deve essere univoco. Se fosse necessario cambiarlo è possibile farlo solo facendo click sul valore ‘cambia’.
  • Rif. orig. articolo (Riferimento originale articoli)
    è un valore opzionale ma consigliato perché è possibile usare questo valore come ‘Codice Articolo Produttore’ nei cataloghi MePA.
  • Codice Personale
    è un valore opzionale. Può essere vuoto. Serve principalmente per poter assegnare un codice personale appunto se necessario da usare al posto di quello principale. La situazione più comune in cui viene usato è quando si è in possesso di un archivio prodotti completo di codice principale ma nel proprio gestionale contabile, viene usato un codice associato diverso.
  • Codice MePA
    il campo riporta il valore usato nei cataloghi MePA come ‘codice fornitore’. Come tale il codice deriva dalle impostazioni definite nell’ambiene ‘MePA’ di mepatool dove è possibile impostare i parametri per la creazione del codice da usare sul MePA come codice fornitore.
  • Fornitore Catalogo
    permette di inserire il nome del fornitore principale o comunque il fornitore dell’informazione sul prodotto. E’ possibile selezionare il fornitore da una lista se i fornitori sono stati inseriti tramite le funzioni accessibili con il pulsante ‘Fornitori’ nella barra delle funzioni.
  • Classificazione (importante): Settore, Categoria, Gruppo, Nome Brand
    i campi di classificazione permettono di classificare (guarda un po’) un prodotto sui livelli indicati. I campi sono direttamente correlati tra loro in base ai valori inseriti tramite le funzioni accessibili tramite il pulsante ‘Classificazione’ nella barra delle funzioni. La classificazione, se impostata correttamente, è fondamentale per definire la marginalità da applicare al costo (se definito) e risulta decisamente comoda per applicare prezzi di vendita in modo molto accurato. Per esempio è possibile applicare margini diversi fino al valore brand.
  • Listino
    I campi sottostanti alla barra listino riportano i valori salienti del prezzo. Facendo click sul simbolo del grafico a barre, è possibile riportare i prezzi della concorrenza.
    Tutti i dettagli sui prezzi sono definibile tramite la sezione ‘ LISTINO’ accessibile tramite la barra delle funzioni.
  • Acquisto Netto
    Se inserito, riporta il valore del costo di acquisto. Il valore può essere inserito anche in questa sezione.
  • Vendita
    Riporta il valore del prezzo di vendita in base ai parametri di calcolo del prezzo di vendita. Per esempio, se viene impostato il prezzo di vendita basato su un listino di prezzi (senza la presenza del valore costo di acquisto), il valore sarà riportato in questo campo. Il valore NON può esser inserito manualmente in questo campo.
  • Forzato
    riporta il valore del prezzo di vendita basato sul prezzo di listino o un valore che ‘vince’ su quello basato sul costo/margine. Tutti i prezzi inseriti in questo campo, se non presenti nel listino prezzi, hanno una durata in giorni. Il valore della durata in giorni è definibile nell’area MePA di mepatool. A destra del campo è indicata la scadenza del prezzo forzato.
  • Acquisto Attivo e Vendita Attivo
    Sono i valori che, in base ai criterio di calcolo impostati per la produzione prezzo di vendita, risultano in quel momento attivi. Come detto, tutti i valori relativi al listino sono definibili in modo esteso tramite la sezione accessibile dalla barra delle funzioni. Nella sezione listino per esempio è possibile definire un prezzo promozionale valido in un determinato periodo o prezzi speciali; in questo caso i valori presenti in questi campi riportano quei valori se nel periodo o condizioni di validità.
    Nella parte inferiore è riportato il margine risultante tra i valori acquisto/vendita (sarà 100 se presente solo il prezzo di vendita forzato o di listino)
  • Disponibilità
    I campi riportano i dati relativi a: disponibilità attuale, disponibilità futura e la data della disponibilità futura. Al passaggio del mouse, sono visualizzate eventuali note sulla disponibilità.
  • Unità di vendita
    se utile, può essere inserito in questo campo l’unità di vendita (es. pezzo, confezione, scatola, sacco ecc). Se il metaprodotto prevede un valore obbligatorio per l’unità di vendita, viene visualizzata la lista delle sole unità di vendita previste dal metaprodotto.
  • Q.UdV (quantità unità di vendita)
    Riporta il valore relativo alle quantità previste dall’unità di vendita.
  • Nuovo|Confermato|Eliminato
    Opzionale; riporta il valore relativo se nuovo, confermato o eliminato (non in uso)
  • Eco
    E’ possibile definire il valore destinato a popolare la colonna ‘Acquisti Verdi’ se previsto dal metaprodotto; i valori sono solo quelli previsti dal menu relativo (SI, NO o N.A.).

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questo è importante!

4: Sezione Dati per il MePA (video guida rapida: mepatool: definizione dei dati destinati ai cataloghi MePA)

vedere la sezione 6.6 per maggiori informazioni
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Ultimo   aggiornamento   il Jul 27, 2017

6.2.classificazione e Marginalità

La classificazione non è necessaria al fine di creare correttamente i dati destinati ai file ai file excel MePA. La struttura della classificazione è concepita per 2 motivi principali:

  1. organizzare correttamente le informazioni.
  2. assegnare marginalità specifiche (se si è adottato come criterio di calcolo del prezzo come ‘margine’ sul prezzo di acquisto.)

Si invita a visualizzare il video per velocizzare la comprensione di questa sezione.

mepatool permette di gestire la classificazione dei prodotti in base alla seguente struttura:

  • Settore
  • Categoria
  • Gruppo
  • Sottogruppo
  • Brand

Ad esclusione del livello ‘settore’ è possibile definire il margine da applicare al prezzo di acquisto ad ogni livello della classificazione.

Come creare un set di classificazione

In ambiente ‘Catalogo’:

  • Fare click sul pulsante ‘Classificazione e Margine”
  • Fare click sulla linguetta ‘BASE’ e aggiungere il Settore nei campi dedicati
  • Fare click sulla linguetta ‘Classificazione’
  • Selezionare il settore dal campo a scelta
  • Fare click all’interno della lista ‘Categoria’ su ‘click per creare/modificare una categoria’ per aggiungere una nuova categoria.
  • Ripetere l’operazione per la lista ‘Gruppo’ e ‘Sottogruppo’

Per definire una lista di Brand:

  • Fare click sul sottogruppo per il quale si vuole aggiungere una lista di Brand
  • Fare click sulla linguetta ‘Brand’
  • Aggiungere i brand facendo click sulla voce ‘click per creare/modificare un brand’

 

Definizione del margine per il prezzo di vendita

mepatool utilizzerà il mergine impostato per calcolare il prezzo di vendita secondo il seguente ordine:

  • Margine forzato (valido solo per il codici selezionato)
  • Brand (valido per tutti i prodotti con la stessa classificazione dello stesso brand)
  • SottoGruppo (valido per tutti i prodotti con la stessa classificazione se il margine non viene impostato a livello di brand)
  • Gruppo (valido per tutti i prodotti con la stessa classificazione se il margine non viene impostato a livello di SottoGruppo o di brand)
  • Categoria (valido per tutti i prodotti con la stessa classificazione se il margine non viene impostato a livello di Gruppo, SottoGruppo o di brand)
  • Metaprodotto (valido per tutti i prodotti assegnato a un determinato metaprodott se il prodotto non è classificato o se il margine non viene impostato a livello di Categoria, Gruppo, SottoGruppo o di brand)
  • Margine Generale (valido se nessun altro criterio di margine viene definito a nessun livello)

Importante notare che a un determinato metaprodotto possono essere assegnati prodotti classificati in modo diverso. Il prezzo di ogni prodotto quindi può essere calcolato in modo specifico in base alle impostazioni.

Il margine generale viene definito nell’ambiente MePA di mepatool facendo click sul pulsante ‘Base’ in alto a sinistra della schermata.

Il margine specifico per metaprodotto viene definito invece facendo click sul simbolo a forma di ingranaggio a sinistra di ogni metaprodotto. Per quest’ultima impostazione è possibile definirla anche in ambiene catalogo una volta assegnato il prodotto a un determinato bando/metaprodotto, facendo click sul pulsante a forma di ingranaggio che appare a sinistra del gruppo bando/metaprodotto.

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 12, 2017

6.3.attributi e istanze

Il gruppo di informazioni “Attributi/Istanze” serve per assegnare ai prodotti una lista ordinata di informazioni. Queste sono utili sia per presentare i prodotti al cliente durate i preventivi in modo più facilmente comprensibile, sia per avere a disposizione informazioni strutturate per un più rapido completamento delle informazioni destinate a popolare le righe di catalogo per i file excel destinati al MePA.

Catalogo_Istanze

In sintesi, per Attributi si intende una serie di valori definibili come ‘Etichette’ e per Istanze i relativi valori

La definizione degli Attributi può essere eseguita manualmente per ogni scheda prodotto o definendo una lista di attributo alla classificazione.

Inserimento manuale degli Attributi

  • Andare in catalogo.
  • Fare click sul pulsante ‘Attributi’ in alto a sinistra della schermata.
  • Inserire i valori nella colonna Attributi e i relativi valori nella colonna delle Istanze.
  • Fare click su ‘Archivia’ per memorizzare.

Inserimento automatico degli attributi

  • Andare in catalogo.
  • Fare click sul pulsante ‘Classificazione e Margine” in alto a sinistra della schermata.
  • Fare click sul ‘Sottogruppo’ (o click sul pulsante ‘vedi classificazione del prodotto in uso’ se questo è classificato e si intende creare la lista degli attributi per quella classificazione.
  • Definire la lista degli attributi (è possibile cambiarne ‘ordinamento’ se necessari, inserendo una sequenza numerica nella colonna ‘ordinamento’).
  • Tornare alla scheda (è necessario che il prodotto viene classificato nello stesso modo usato per la definizione degli attributi)
  • Fare click sul pulsante ‘Attributi’ in alto a sinistra della schermata.
  • Fare click sul pulsante pulsante ‘Recupera da Classificazione’ per impostare la lista degli attributi collegata alla classificazione.
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Ultimo   aggiornamento   il Jul 12, 2017

6.4.immagini

Dati completi sono ormai alla base del commercio. Le immagini sono una parte essenziale. Grazie alla buona velocità media di connessione a internet ed alla facilità con cui questo tipo di dati sono disponibili, è relativamente semplice avere a disposizione immagini dettagliate dei prodotti.

Le immagini sono quindi importanti in assoluto per illustrare in modo più completo le caratteristiche dei prodotti. Come scritto in altri punti della documentazione e ribadito durante i webinar o altri eventi, oggi come oggi un buon fornitore non deve più essere in grado di offrire prodotti di qualità a un buon prezzo e consegnarli in tempi rapidi, ma anche fornire dati completi e dettagliati in modo fruibile e ordinato.

A questo proposito, ADVEO ITALIA può essere un esempio da seguire proprio perché ha fatto della gestione dei dati una delle prerogative e questo rende l’azione commerciale dei loro clienti più efficacie.

In mepatool le immagini possono essere inserite sia manualmente che in modo massivo.

Inserimento manuale delle immagini.

inserisci immagine

  • Fare click con il tasto destro del mouse nel campo destinato all’immagine principale e selezionare la voce ‘Inserisci immagine…’.
  • Selezionare il file dell’immagine che si intende usare.

In alternativa è possibile usare il comando ‘Incolla’* se naturalmente è stata copiata in precedenza un’immagine da una qualsiasi fonte.

mepatool accetta qualsiasi tipo di formato immagine. Durante l’esportazione (ove necessario o per es. per le procedure di esportazione immagini per il MePA) saranno comunque esportate in formato jpeg (.jpg) a basso livello di compressione.

* per le immagini in formato .png, invece del copia/incolla, è preferibile il metodo inserimento immagine.

Inserimento massivo

L’inserimento massivo delle immagini è possibile solo se l’importazione dei dati è stata eseguita tramite gli strumenti di importazione da file (vedere ‘importazione dati’ nella documentazione).

In questo caso, durante l’importazione dei dati, deve essere definito il valore relativo al nome del file immagini e avere una cartella contenente i file immagini nominati esattamente come il valore importato.

ImportazioneImmagini

  • andare in ambiente Catalogo.
  • selezionare il comando ‘importa immagini’ dal menu mepatool.
  • individuare la cartella contenente i file delle immagini e confermare l’operazione.

in base al numero di immagini, possono essere necessari diversi minuti.

importa_immagini

Immagini aggiuntive

Oltre all’immagine principale è possibile inserire immagini aggiuntive. mepatool utilizza queste immagini solo per alcuni layout dei preventivi.

Dalla lista delle immagini è comunque possibile selezionare quella da usare come principale se necessario.

  • Fare click sul pulsante ‘IMMAGINI’ in basso a sinistra e fare click con il tasto destro e selezionare la voce ‘Inserimento immagini…” per aggiungere una nuova immagine.
  • Fare click sul pulsante ‘primaria’ per rendere l’immagine selezionata come principale.

Immagini

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 12, 2017

6.5.listino

Il listino contiene tutti i valori necessari alla definizione del prezzo di vendita.

Se si utilizza solo il prezzo di acquisto o il prezzo unico di vendita è possibile inserire i valori direttamente nella sezione centrale del catalogo

listino_mini

Se viene inserito il prezzo di acquisto, il prezzo di vendita viene calcolato in base al margine impostato (vedere sez. Classificazione e Margine).

Se viene inserito il prezzo come ‘Unico’, il valore inserito viene usato come prezzo di vendita.

La sezione centrale riporta sempre il valore relativo a “Acquisto Attivo” e “Vendita Attivo”; questo è utile per avere sotto controllo questi 2 importanti parametri se il prezzo di vendita fosse calcolato in base a altre impostazioni.

Maggiori dettagli sulle voci di listino sono disponibili facendo click sul pulsante ‘Listino’ nella parte sinistra della schermata Catalogo.

listino_esteso

 

Con il click sul pulsante ‘Listino’, viene portato in primo piano la scheda di dettaglio del listino.

 

listino_dettaglio

Prezzo Acquisto Netto: inserire il valore di costo del prodotto.

  • Prezzo Listino al pubblico: (alternativo al primo) permette di calcolare il costo in base a una serie di sconti da prezzo di listino. Una volta inserito il prezzo di listino, i campi per lo sconto sono visualizzati nella posizione successiva (sconto 1|2|3). Lo sconto viene applicato dal valore del prezzo di listino secondo la sequenza prezzo di listino – sconto 1 – sconto 2 – sconto 3
  • Prezzo Acquisto Finale: visualizza il valore definito come costo in base ai valori inseriti. Il valore inserito nel campo ‘Prezzo Acquisto Netto’ è predominante.
  • Promo inizio: permette di definire la data di inizio validità del costo ‘promo’.
    • Promo fine: permette di definire la data di fine validità del costo ‘promo’.
    • Promo Acquisto: inserire il valore di costo promo (valido se nell’intervallo di tempo definito).
    • BID Inizio: permette di definire la data di inizio validità del costo ‘BID’.
      • BID Fine: permette di definire la data di fine validità del costo ‘BID’.
      • Costo BID: inserire il valore di costo come BID-Special Price (valido se nell’intervallo di tempo definito).
      • Sconto BID: inserire lo sconto percentuale dal costo standard (alternativo al valore ‘Costo BID’) il valore scontato viene in questo caso visualizzato nel campo a destra. E’ possibile inserire delle note testuali nel campo successivo.
      • Margine Forzato: inserire il valore da usare come margine da usare per produrre il prezzo di vendita basato sul prezzo di acquisto (costo).
      • Margine da Categoria (non modificabile); riporta il margine se impostato a livello di classificazione.
      • Margine Generale (non modificabile); riporta il margine impostato come generale.
      • Margine in uso (non modificabile); riporta il margine in uso in base alle impostazioni.
      • Prezzo di Vendita Standard (non modificabile); riporta il prezzo di vendita calcolato in base ai valori inseriti e alle impostazioni.
        • Prezzo di Vendita Promo (non modificabile); riporta il prezzo di vendita calcolato in base ai valori inseriti e alle impostazioni se esiste un costo promo e questo è nel periodo di validità.
          • Prezzo di Vendita BID (non modificabile); riporta il prezzo di vendita calcolato in base ai valori inseriti e alle impostazioni se esiste un costo SpecialPrice (BID) e questo è nel periodo di validità.La parte inferiore della schermata riporta le impostazioni definite nelle impostazioni Generali (ambiente MePA di mepatool).

 

 

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 13, 2017

6.6.creazione scheda metaprodotto mepa

Tra le principali attività di mepatool ci sono naturalmente le funzioni relative alla creazione delle righe di catalogo per il mepa.

Visualizzare la video guida: creazione dati destinati al mepa per comprendere meglio i passaggi descritti in questa sezione.

Andare in ambiente catalogo e creare o selezionare una scheda prodotto.

La parte destinata ad accogliere i dati per il MePA è la parte sinistra della schermata.

Selezionare il Bando dal primo campo (i bandi attivi sono selezionabili tra quelli disponibili con il programma nell’ambiente MePA di mepatool facendo click sul pulsante ‘Base’). A luglio 2017 i bandi disponibili sono i seguenti:

  • Alimentari
  • Arredi 104
  • BSS
  • Cancelleria 104
  • Carburanti
  • Elettrici105
  • Facility Management
  • Formazione Normata
  • ICT2009
  • Impianti Antincendio
  • MATEL 103
  • MIS 104
  • Mobilità-Monitoraggio
  • Office 103
  • PROMAS 114
  • Servizi di logistica
  • Termoidraulici

mepatool include l’aggiornamento costante di tutti i metaprodotti di tutti i bandi e l’aggiunta di eventuali nuovi bandi.

Una volta selezionato il bando, è possibile scegliere il metaprodotto dalla lista disponibile nel campo dedicato.

catalogo_datiMepa

Dopo la selezione del metaprodotto, i campi relativi agli attributi previsti sono visualizzati nella parte inferiore. I campi obbligatori sono segnalati da un piccolo rettangolo rosso; i valori a scelta multipla sono evidenziati da un rettangolo azzurro.

  • Confermare il metaprodotto facendo click sul pulsante “(1)” (i dati della riga di catalogo sono popolati automaticamente in base alle impostazioni definite in mepatool ad esclusione degli attributi specifici).
  • Fare click sui campi in azzurro per selezionare i valori a scelta multipla.
  • Entrare nei campi modificabili (quelli relativi agli attributi specifici) e inserire il valore necessario (il campo mostra una lista di valori in base ai valori inseriti in precedenza nella stessa posizione per lo stesso metaprodotto).
  • Dopo l’inserimento di tutti i dati, confermare l’inserimento facendo click sul pulsante “(2)”

Se i dati inseriti sono validi, il pulsante viene evidenziato in verde con la dicitura “(2) Valori Validi”.

Se i dati inseriti non sono validi, il pulsante viene evidenziato in giallo-arancio con la dicitura “(2) Valori non Validi”.

Valori preimpostati

per velocizzare l’inserimento dei dati, mepatool popola automaticamente i valori standard che sono:

  • Marca (di defualt il valore dal campo ‘Nome Brand’).
  • Codice Articolo Produttore (di defualt il valore dal campo ‘Rif. orig. articolo’).
  • Denominazione Commerciale (di default il valore del campo ‘nome prodotto’ limitato alla lunghezza prevista).
  • Codice Articolo Fornitore (in base alle impostazioni definite in ambiente MePA di mepatool->Base)
  • Prezzo (calcolato in base alla modalità di calcolo selezionato).
  • Acquisti Verdi (di default il valore del campo ‘Eco’).
  • Unità di misura (in base a quello definito nel metaprodotto).
  • Lotto Minimo per unità di misura  (in base alle impostazioni definite in ambiente MePA di mepatool->Generali o di metaprodotto).
  • Tempo di consegna  (in base alle impostazioni definite in ambiente MePA di mepatool->Generali o di metaprodotto).
  • Disponibilità minima garantita (in base a quello previsto nel metaprodotto).
  • Condizioni di Pagamento (in base alle impostazioni definite in ambiente MePA di mepatool->Generali o di metaprodotto).
  • Garanzia (in base alle impostazioni definite in ambiente MePA di mepatool->Generali o di metaprodotto).
  • Assistenza  (in base alle impostazioni definite in ambiente MePA di mepatool->Generali o di metaprodotto).
  • Note  (in base alle impostazioni definite in ambiente MePA di mepatool->Generali o di metaprodotto).
  • URL Immagine
  • Descrizione Tecnica (di default il valore dai campi ‘descrizione sintetica’ e ‘estesa’ limitato alla lunghezza prevista).
  • Tipo di contratto (in base a quello previsto nel metaprodotto).

Modifica dei dati preimpostati

In alcune circostante può essere necessario o utile modificare i valori preimpostati per ogni prodotto.

  • Fare click sul pulsante ‘Valori MePA’ nella parte sinistra della schermata
  • Inserire i valori relativi ai campi che si intende modificare
  • Aggiornare i valori destinati al mepa facendo click sul simbolo ‘aggiorna valori’ (frecce su cerchio)

dati_mepa_valori_mepa

Le modifiche possono essere utili in diverse circostanze e comunque è utile per evitare di modificare i dati commerciali abituali. Per esempio il campo destinato al valore ‘denominazione commerciale’ viene recuperato automaticamente dal campo ‘Nome del Prodotto’ ma ridotto del numero di caratteri previsti dal metaprodotto (tipicamente 100 caratteri); questo potrebbe produrre un valore poco leggibile o comunque incompleto o parziale. Oppure potrebbe essere opportuno cambiare la denominazione per utilizzare parole chiavi più attinenti ecc. Lo stesso vale per i valore destinati alla ‘descrizione tecnica’.

Alcuni metarodotti (es. Cartucce e Toner) prevedono che il valore ‘Marca’ sia limitato a una lista specifica di valori che potrebbero essere diversi da quelli impostati nel campo ‘nome brand’ (es. HP invece di Hewlett-Packard o viceversa); modificando il valore nel campo ‘Marca’ nella sezione ‘Valori Mepa’ permette di avere un valore valido senza cambiare il valore del campo ‘Nome brand’ a cui potrebbe essere collegato un margine specifico o comunque uniforme a tutti gli altri inseriti).

I dati per i valori ‘Garanzia’, ‘Assistenza’, ‘Note’ e ‘Unità di misura’ e ‘Q.tà Per UdM’, se necessario, sono definibili solo nella schermata ‘Valori MePA’

 

Definizione dei dati predefiniti a livello Generale

E’ possibile definire dati predefiniti per i valori destinati a “Descrizione”, “Note”, “Garanzia”, “Assistenza”, “Tempi di consegna”, “Eco Acquisto” a livello di impostazioni Generali

  • Aprire l’ambiente ‘MePA’ di mepatool.
  • Fare click sul pulsante ‘Generali’.
  • Impostare i valori da usare per tutti i prodotti.

 MePA_Generali

N.B.: I valori inseriti a questo livello sono utilizzati di defualt per tutti i prodotti

Definizione dei dati predefiniti a livello di Metaprodotto

predefiniti_metaprodotto

Analogamente a quanto descritto al punto precedente, è possibile definire i valori predefiniti anche a livello di singolo metaprodotto.

  • Aprire l’ambiente MePA di mepatool
  • Selezionare il bando per visualizzare la lista dei relativi metaprodotti
  • Fare click sull’icona a forma di ingranaggio a sinistra della denominazione del metaprodotto
  • Impostare i dati come ritenuto opportuno per i campi previsti

N.B.: I valori inseriti a questo livello sono utilizzati di defualt per tutti i prodotti assegnati al metaprodotto.

 Campi ‘smart’

Alcuni valori possono avere un comportamento particolare. Per esempio è possibile definire una descrizione che premetta o segua quella standard del prodotto.

Per la descrizione è possibile definire che sia recuperata quella di defualt dal catalogo oppure usare una descrizione fissa o entrambe

smartDescrizione1

Per i dati relativi alla descrizione è possibile impostare mepatool affinché utilizzi la parte eccedente i limiti di caratteri della descrizione, in uno dei campi che tipicamente contengono più caratteri (Garanzia o Assistenza)

smartDescrizione2

Impostazioni simili possono essere assegnate per il campo ‘Note’. I valori inseriti nel campo possono seguire quelli di catalogo (A), Precedere quelle di catalogo (B) o sostituirle (C).

smrt_note

Anche per la denominazione commerciale è possibile definire un comportamento smart che permette di inserire il codice produttore o quello fornitore o entrambi nella colonna destinata alla denominazione commerciale. mepatool tiene conto dei valori presenti nel campo ‘nome prodotto’ in modo da evitare di avere valori replicati.

smart1

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 12, 2017

6.6.1.valori mepa

Per ‘valori mepa’ si intendono tutte le informazioni destinate a popolare le righe di catalogo durante la produzione dei file excel per la creazione o manutenzione del proprio catalogo sul MePA.

mepatool prevede l’impostazione di molti parametri per velocizzare e semplificare la creazione delle righe di catalogo. Alcune di queste possono essere definite anche successivamente alla creazione della scheda prodotto.

Il pulsante presente all’interno della scheda prodotto permette di ‘simulare’ il comportamento dei dati in fase di produzione.

aggiorna_valori

I valori visualizzati nella scheda prodotto potrebbero quindi essere diversi da quelli presenti nel file excel durante la produzione dei file di catalogo.

Questi dati possono essere diversi per i valori descritti ai punti precedenti e per il prezzo, ma naturalmente non per gli attributi specifici.

mepatool tiene conto di tutti i parametri di validazione e i dati considerati validi in fase di inserimento, resteranno comunque sempre validi.

 

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 13, 2017

6.6.2.varianti codici mepa

Le varianti permettono di aggiungere delle righe di catalogo come ‘varianti’ di quello principale.

Per esempio è utile per creare un prezzo dedicato a un cliente senza dover modificare quello principale. E’ utile anche per proporre un prezzo calcolato come una frazione di quello di vendita (es. per prodotto venduti in confezione di X pezzi, per creare una riga con il valore come prezzo singolo). Le varianti permettono anche di produrre un prezzo basato su un multiplo del prezzo di vendita con sconti specifici o un prezzo forzato.

varianti1

Definire le varianti di un prodotto

Fare click sul pulsante “Varianti’ nella parte sinistra della schermata di catalogo.

Inserire un valore in Prefisso o Suffisso per cerare la variante (uno dei 2 dati è indispensabile; è possibile usarli entrambi).

Usare i campi presenti per definire un prezzo di vendita.

  • Costo aggiuntivo: il valore si somma al costo
  • Costo Forzato: il valore viene usato come costo
  • Sconto % in acquisto: uno sconto % viene applicato al costo
  • Acquisto Finale: visualizza il costo determinato dai valori inseriti.
  • Margine Standard (non modificabile): visualizza il margine standard in uso per il calcolo del prezzo di vendita abituale.
  • Margine forzato: permette di impostare un margine forzato valido per la sola variante.
  • Sconto % in vendita: inserire un valore da usare come sconto % sul prezzo di vendita del prodotto principale.
  • simbolo divisore: divide il prezzo di vendita per il valore del divisore impostato.
  • simbolo moltiplicatore: moltiplica il prezzo di vendita per il valore del moltiplicatore impostato.
  • Prezzo Standard (non modificabile): riporta il prezzo di vendita standard del codice principale.
  • Prezzo Aggiuntivo: permette di sommare il valore inserito al prezzo di vendita.
  • Prezzo Forzato: il valore inserito in questo campo viene usato come prezzo di vendita per la variante a prescindere da qualsiasi altro valore inserito.

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 13, 2017

6.6.3.bundle

mepatool consente di creare schede prodotto composte da più prodotti.  Per bundle quindi si intendo un ‘insieme’ di prodotti collegati tra loro in modo logico. Questo è utile sia per estendere il catalogo che per offrire combinazioni di prodotto che possono essere più convenienti o altro.

Un esempio di bundle è la combinazione di un notebook con la relativa estensione di garanzia o una borsa per il trasporto o un Personal Computer che include l’espansione di memoria o un disco aggiuntivo o una scheda video aggiuntiva. Un bundle potrebbe essere anche la combinazione di beni e servizi come un prodotto comprensivo di installazione o la consegna ecc.

bundle1

Creare un bundle di prodotti

Creare una nuova scheda in catalogo facendo click su ‘Nuovo’

Fare click sul pulsante ‘BUNDLE’ nella parte sinistra della schermata per visualizzare il riquadro relativo.

  • Definire il nome del bundle.
  • Aggiungere alla lista i codici dei prodotti che compongono il bunlde.
  • Definire il prezzo di vendita dei singoli codici agendo sul prezzo forzato o sul margine (di defualt i prodotti che compongono il bundle non hanno margine applicato).
  • Definire la quantità.
  • Impostare eventuale sconto % complessivo (opzionale).
  • Impostare eventuale sconto in valore complessivo (opzionale).
  • Selezionare ‘Validità’ a ‘listino’ (opzionale) per rendere il bundle inattivo se uno qualsiasi dei codici coinvolti fosse rimosso dalla vendita.
  • Selezionare ‘Distribuito’ (opzionale) per visualizzare il messaggio testuale “questo prodotto è disponibile anche in combinazione con altri prodotti”  in tutti i prodotto coinvolti.
  • Definire (opzionale) un valore testuale di ‘raggruppamento’ per una più rapida selezione dei bundle in fase di gestione.
  • Il campo note è utile per la gestione interna.

Da qualsiasi scheda prodotto è possibile visualizzare la lista dei bundle facendo click sul pulsante ‘B’ a destra del pulsante BUNDLE. La lista è filtrabile per raggruppamento. Facendo click sul pusalnte grigio a destra del codice del prodotto viene visualizzata la scheda prodotto del codice selezionato. I prodotti definiti come bundle sono segnalati con la colorazione in rosso del pulsante BUNDLE.

bundle2

 

I prodotti gestiti come ‘Bundle’ (insieme di prodotti) sono gestiti esattamente come tutti gli altri e possono essere pubblicati in una riga di catalogo sul mepa scegliendo il bundle / metaprodotto appropriato.

Il prezzo di acquisto o di vendita non sono definibili ma sono la somma dei valori dei codici coinvolti.

Nota per la pubblicazione dei bundle come riga di catalogo MePA
Su acquistinrete non è prevista la possibilità di vendere prodotti di natura diversa insieme. Nell’esempio, il notebook dovrebbe essere classificato come ‘notebook elettronici’, la borsa come ‘Borsa da trasporto per notebook’ e il mouse come ‘Mouse per computer’. Pur vero che, sempre nell’esempio citato, la classificazione del bundle come ‘notebook elettronici’ è ragionevole in quanto il bene primario è tale e la presenza di certi accessori (si pensi all’espansione di memoria) è plausibile e logica e non snatura le caratteristiche del prodotto principale proposto se nella sola classificazione ‘notebook elettronici’.

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 16, 2017

6.7.importazione dati

mepatool prevede l’importazione massiva di dati tramite fogli excel specifici e disponibili nella cartella “tracciati Record” presenti nella cartella ‘”cartella_mepatool” all’interno dei Documenti (o nella cartella di installazione del programma).

Inoltre è possibile importare i dati direttamente dai template MePA in caso si avesse già dei cataloghi pubblicati* o si ricevessero informazioni dai fornitori già in questa modalità.

* mepatool mette a disposizione una funzione specifica (attivabile su richiesta) per il download automatico di tutti i template di  tutti i metaprodotti presenti nei bundle a cui si è abilitati.

I tracciati record disponibili sono:

  1. TR_CATALOGO.xlsx
  2. TR_LISTINO.xlsx
  3. TR_DISPO.xlsx
  4. TR_CLASSIFICAZIONE.xlsx
  5. TR_CODICI_PERSONALI.xlsx
  6. TR_SPECIAL_PRICE_VARIANTI.xlsx
  7. TR_ATTRIBUTI.xlsx
  8. TR_ALLEGATI.xlsx

ogni file consente l’importazione dei relativi dati

Indicazioni dettagliate sul tipo di valore e significato dello stesso, sono descritti nel file ‘Istruzioni.xlsx’ presente all’intero della cartella.

I file possono essere creati anche autonomamente con qualsiasi procedura ma deve essere presente la stessa struttura (stesse colonne con lo stesso nome) dei file che accompagnano la soluzione.

importazione_1

L’importazione dei dati ‘MePA’ è stata sostituita dall’importazione diretta dei template.

Per l’importazione delle immagini vedere sezione dedicata.

L’importazione degli allegati prevede anche la presenza dei file da allegare in una cartella specifica.

 

Il comando ‘Esportazione’ dal menu mepatool in catalogo, permette di esportare tutti i dati eventualmente presenti nel programma in file xlsx nominati e strutturati nello stesso modi di quelli di importazione; questo semplifica anche la comprensione del tipo di dati da importare.

 

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 16, 2017

6.7.1.importare i dati da template MePA

mepatool consente di importare i dati direttamente dai template dei singoli metaprodotti.

Durante l’importazione il programma separa i template vuoti da quelli pieni importabili e non importabili, non è quindi necessario separare i file in questo senso. Per template ‘non importabili’ si intendono tutti quei metaprodotti non presenti nel programma.

Tramite la funzione “Set template’ disponibile in ambiente MePA di mepatool (richiede l’attivazione del relativo servizio) è possibile scaricare tutti i template per i bando a cui si è abilitati in modo automatico.

Importazione dai file di template MePA

  • Andare nell’ambiente mepa di mepatool.
  • Fare click sul pulsante ‘Utility’ in basso a sinistra della schermata.
  • Fare click sul pulsante ‘Importa da file metaprodotto’.
  • Definire i criteri di importazione.
  • Selezionare la cartella contenente di file da importare.
  • Eseguire l’importazione facendo click sul pulsante ‘Esegui Importazione!”.
  • La parte inferiore della schermata è dedicata al monitoraggio dell’esecuzione del comando importazione.

importa_template

L’importazione diretta dai template MePA prevede la definizione di una serie di parametri.

L’importazione utilizza la colonna ‘Codice Articolo Fornitore’ come chiave di importazione; questo valore e sarà usato per il campo ‘Codice Principale’ in catalogo.

Operazione:

impostare a 1) Elimina/Crea (Catalogo/Valori) per determinare l’eliminazione dei dati dal Catalogo e dai valori mepa in base al codice fornitore. In questo caso la scheda prodotto in catalogo (se presente) viene eliminata e sostituita con i dati presenti nel file, idem per i valori relativi alla riga di catalogo mepa.

impostare a 2) Aggiorna (Aggiorna Catalogo/Valori – Crea Valori) per determinare l’aggiornamento dei dati in Catalogo senza l’eliminazione della scheda. I valori destinati alla riga di catalogo mepa sono comunque eliminati e sostituiti con quelli presenti nel file.

Campo Descrizione

impostare a 1) Usa solo per il MePA per importare il valore della colonna ‘descrizione tecnica’ (se presente) del file nel campo ‘descrizione’ in catalogo – > Valori MePA (i campi descrizione sintetica e estesa non sono modificati).

impostare a 2) Usa per descrizione sintetica e MePA per importare il valore della colonna ‘descrizione tecnica’ (se presente) del file nel campo ‘descrizione sintetica’ nella scheda catalogo.

impostare a 3) Usa per descrizione estesa e MePA per importare il valore della colonna ‘descrizione tecnica’ (se presente) del file nel campo ‘descrizione estesa’ nella scheda catalogo.

Rimuovi da Cod. Fornitore (opzionale)

definire un eventuale valore testuale da rimuovere dal valore della colonna Codice Articolo Fornitore. Per es. se viene impostato in mepatool la creazione del codice fornitore composto da un prefisso e il codice principale, se anche nel file template fosse presente quel tipo di prefisso, si determinerebbe la duplicazione del prefisso in fase di creazione dei file.

Usa prezzi come listino

impostare a ‘si’ per usare il valore della colonna prezzo come ‘prezzo unico’ in mepatool. Lasciare no per non importare questo dato.

Lotto Minimo

impostare a ‘si’ per usare il valore della colonna ‘Lotto minimo’ anche per i dati da usare in mepatool (sovrascrive l’impostazione LottoMinimo per i codici importati e usa quel valore come ‘forzato’ tra i valori destinati alle righe di catalogo mepa).

Tempo di consegna

impostare a ‘si’ per usare il valore della colonna ‘Tempo di consegna’ anche per i dati da usare in mepatool (sovrascrive l’impostazione Tempi di Consegna per i codici importati e usa quel valore come ‘forzato’ tra i valori destinati alle righe di catalogo mepa).

Pagamento

impostare a ‘si’ per usare il valore della colonna ‘Tipo di Pagamento’ anche per i dati da usare in mepatool (sovrascrive l’impostazione Tipo di Pagamento per i codici importati e usa quel valore come ‘forzato’ tra i valori destinati alle righe di catalogo mepa).

 

 

 

 

 

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 16, 2017

6.7.2.catalogo dettagli

I dati del file “TR_CATALOGO.xlsx” sono usati per popolare le schede prodotto in mepatool

Fare riferimento al file ‘Istruzioni.xlsx’ per comprendere il tipo di valori importabili in mepatool tramite questo file.

In alcune circostanze può essere utile importare anche solo alcuni valori (es. nome del prodotto e descrizione) e poi completarli nel programma (es. i dati di gestione del catalogo mepa) procedendo successivamente all’esportazione e usare i dati esportati per completare il file di importazione se ritenuto un metodo comodo.

Il file “TR_CATALOGO.xlsx” può essere rinominato ma il numero e le colonne intestazioni delle stesse non possono cambiare.

Le colonne previste nei file le seguenti

  1. Codice Articolo
  2. BANDO
  3. Metaprodotto
  4. MEPA_Brand
  5. MEPA_Denominazione
  6. MEPA_Descrizione
  7. MEPA_UdM
  8. MEPA_QuantitaVendibilePerUdM
  9. MEPA_MoltiplicatorePrezzo
  10. MEPA_URL_IMMAGINE
  11. MEPA_URL_ALLEGATO
  12. FornitoreListino
  13. MEPA_Note
  14. MEPA_Garanzia
  15. MEPA_Assistenza
  16. Nome Brand
  17. Nome prodotto
  18. DescrizioneSintetica
  19. Descrizione breve
  20. Descrizione  lunga
  21. Settore
  22. Nome Categoria Catalogo
  23. Nome Gruppo Catalogo
  24. Nome Sottogruppo Catalogo
  25. Immagine
  26. Rif. Orig. Articolo
  27. TBCM
  28. Eco Acquisto

I valore nelle colonne ‘MEPA’ sono utilizzati per popolare la sezione ‘Valori MePA’ in catalogo (vedi sezione relativa nella documentazione).

I valori BANDO e METAPRODOTTO devono essere identici a quelli usati in mepatool (non importare dati se non si è certi di usare valori corretti).

I valori relativi alla classificazione (se usati) devono essere identici a quelli importati tramite il file “TR_CLASSIFICAZIONE.xlsx”

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6.7.3.classificazione

Tramite il file “TR_CLASSIFICAZIONE.xlsx” è possibile importare i valore destinati alla classificazione.

Il file è suddiviso in 5 fogli separati per importare i valori relativi a:

  • Settore
  • Categoria
  • Gruppo
  • SottoGruppo
  • Brand

I dati devono essere coerenti e ripetuti ordinatamente in tutti i fogli.

Lo stesso file viene usato anche per importare la marginalità collegata alla classificazione.

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6.7.4.import immagini

vedere la sezione ‘Immagini’ al punto precedente.

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6.7.5.import listino

I valori destinati a popolare il listino sono importati tramite il file “TR_LISTINO.xlsx”

Lo stesso foglio è utilizzato per importare tutti i tipi di dati in base alle impostazioni definite in mepatool.

Per comodità, il file permette di importare anche i dati per popolare i valori della disponibilità. Questo perché, in linea di massima, questo è il tipo di informazioni che sarà importato più frequentemente e con l’importazione di un solo file, si riesce ad aggiornare le informazioni necessarie alla gestione dei dati principali nella manutenzione dei cataloghi MePA.

Le colonne presenti nel file sono le seguenti:

  1. Codice Articolo
  2. Descrizione Articolo
  3. Codice IVA
  4. Acquisto
  5. Acquisto Promo
  6. Data Inizio Promo
  7. Data Fine Promo
  8. Prezzo al Pubblico senza IVA
  9. Sconto1
  10. Sconto2
  11. Sconto3
  12. Prezzo Unico di Vendita
  13. Spese Trasporto Extra
  14. Fornitore Listino
  15. Disponibilità Attuale
  16. Disponibilità Futura
  17. Disponibilità Futura Data
  18. Disponibilità Note

I dati sono utilizzati per popolare i valori nei campi descritti al punto ‘Catalogo -> Listino’ di questa guida.

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6.7.5.1.import Special Price

I valori importabili tramite il file “TR_SPECIAL_PRICE_VARIANTI.xlsx” permettono di popolare i campi relativi alle condizioni Special Price (BID) come descritto al punto ‘Catalogo – > Listino’ di questa guida e i dati utili alla creazione delle varianti.

Il file è composto da 2 fogli distinti “Special Price” e “Varianti”

Le colonne disponibili per l’importazione degli SpeciaPrice sono le seguenti:

  1. Codice Articolo
  2. Prodotto
  3. Costo_SP
  4. Sconto_SP
  5. Fornitore
  6. DataInzio
  7. DataFine
  8. Nome_CondizioneSP
  9. Condizioni_descrizione
  10. NoteOperative
  11. qtà_acquistate
  12. qtà_disponibili

mepatool non utilizza i campi delle colonne 11 e 12 e i valori sono usati solo a scopo informativo.

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6.7.5.2.import varianti

Il foglio “Varianti” del file “TR_SPECIAL_PRICE_VARIANTI.xlsx” è usato per popolare la tabella delle varianti ed è composto dalle seguenti colonne:

  1. Codice Articolo
  2. Prefisso
  3. Suffisso
  4. Denominazione
  5. Descizione
  6. Note Interne
  7. Note Metaprodotto
  8. Assistenza
  9. Garanzia
  10. Costo Forzato
  11. Sconto In Acquisto
  12. Sconto In Vendita
  13. Margine
  14. Prezzo Forzato
  15. Costo Aggiuntivo
  16. Prezzo Aggiuntivo
  17. Divisore Quantità
  18. Moltiplicatore Quantità
  19. Lotto Minimo
  20. Scadenza

Fare riferimento al punto ‘Catalogo – > creazione scheda metaprodotto mepa – > varianti codici mepa’ di questa guida per comprendere l’utilizzo dei dati importati con questo foglio.

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7.la produzione dei file di catalogo per il MePA

L’ambiente ‘MePA’ di mepatool può essere considerato l’ambiente centrale di mepatool; permette di gestire tutte le impostazioni Base e Generali e di Metaprodotto e tutte le operazioni per la creazione e manutenzione del proprio catalogo MePA in pochi click. Le funzioni disponibili con al versione 4 di metaool inoltre, riducono drasticamente i tempi di tutte le tedioso operaazioni previste sul portale per il caricamento dei file, il download dei file PDF pronti da firmare e il conseguente upload delle versioni firmate.

catalogo_mepa2

la schermata può essere diversa in base alla licenza e alla versione di mepatool

Vedere la sezione “Passaggi Iniziali” di questa guida per la comprensione delle impostazioni ‘BASE’ e ‘GENERALI’

Le impostazioni relative ai metaprodotti sono definibili facendo click sul pulsante a forma di ingranaggio e permettono di impostare parametri specifici validi solo per il metaprodotto selezionato.

mepatool utilizza le informazioni secondo la priorità riassumibile in: METAPRODOTTO – GENERALI intendendo che se non sono definite impostazioni specifiche a livello di metaprodotti, il programma usa quelle impostati a livello Generale.

In alcune circostanze può essere indispensabile impostare alcuni valori specifici a livello di metaprodotto. Per esempio, dopo l’introduzione di nuovi metodi di pagamento con i nuovi template dedicati alle Cartucce Toner (diversi da tutti gli altri) è indispensabile, al fine di creare file excel considerati validi durante l’importazione del portale acquistinrete, impostare il pagamento scegliendo uno dei nuovi tipi presenti. vedi ‘Catalogo – > creazione scheda metaprodotto mepa’ in questa guida per un maggiore approfondimento.

Produzione dei file excel per la creazione o gestione del proprio catalogo MePA 

CREAZIONE DEL PRIMO CATALOGO

Questa procedura prevede che il cliente non abbia nessun valore presente all’interno del MePA o che intenda procedere con la SOSTITUZIONE INTEGRALE del proprio catalogo con i dati presenti in mepatool. Oppure abbia precedentemente importato i propri dati nel programma o inserito i propri template nel campo File-> ‘Personalizzato’. Il risultato finale sarà o la creazione di un nuovo Catalogo o la sostituzione integrale di tutti i dati eventualmente presenti nel catalogo mepa con quelli presenti in mepatool. La procedura, una volta terminata, non permetterà più di recuperare eventuali dati presenti nel portale che saranno irrimediabilmente persi.

Dopo aver definito tutti i parametri, creato le schede catalogo e definito il prezzo di vendita, è possibile produrre i file excel per destinati alla creazione/manutenzione del proprio catalogo MePA

  • Fare click sul pulsante “Produci” nella parte sinistra della schermata.
  • Selezionare i bandi per i quali si intende produrre i file.
  • Selezionare ‘Metodo di Produzione: TUTTI.
  • Metodo si salvataggio File: preimpostato (e non modificabile) a: “1) Standard – Sostituzione Integrale”.
  • Esportazione Immagini: impostare a ‘NO‘ (scelta consigliata).
  • Selezionare i filtri delle fonti dati (se diverso da ‘PERSONALE’).
  • Fare click sul pulsante verde ‘Produci File‘ per iniziare la produzione dei file.
  • Confermare la produzione alla visualizzazione del messaggio che riporta il riassunto della selezione effettuata.

produci2

Il tempo necessario alla produzione di tutti i file è variabile naturalmente in base al numero di metaprodotti, relativi codici presenti e dalle prestazioni del PC e il tipi di disco presente nel PC

Il completamento delle operazioni è segnalato da un apposito messaggio di conferma.

I file sono salvati nella cartella: Documenti – > cartella_mepatool -> esportazioni  -> pronti da caricare  -> mepatool_data (ggmmaaaa)

La cartella mepatool_data è organizzata in più cartelle:

  • OPERAZIONE (in questo esempio ‘SOSTITUZIONE INTEGRALE’).
  • x ANOMALIE (di comodità e utile per salvare file che risultano non caricabili o altre anomalie sui file); vuota di defualt.
  • x ERRORI (di comodità e utile per salvare i report di errore eventualmente ottenuti dopo il caricamento dei file); vuota di defualt.
  • x PDF_DA_FIRMARE (è la cartella destinata a contenere i file scaricati dal programma di tipo ‘PDF da Firmare’ una volta pronti sul portale; vuota di defualt.

La cartella OPERAZIONE contiene diverse cartelle.

  • Cartella Bando (viene creata un cartella per ogni bando) contenente i file excel per i relativi metaprodotti.
  • Cartella ‘TUTTI’ contenente i file excel di tutti i bandi indistintamente

I nomi dei file excel sono nominati nel modo seguente:

  • numero sequenziale_Operazione_Metaprodotto (numero di righe)
    es: 56_SI_Cassaforti_e_cassette_portavalori_ByMT (16).xls


Produzione dei file excel per la manutenzione del proprio catalogo MePA
modo “3) File Separati (Inserimento, Cancellazione) + Massivo Prezzi.

La procedura, una volta terminata, permetterà di aggiornare i prezzi che hanno subito variazioni, eliminare codici che non hanno più un prezzo di vendita e l’inserimento di eventuali codici nuovi. 

  • Fare click sul pulsante “Produci” nella parte sinistra della schermata.
  • Selezionare i bandi per i quali si intende produrre i file.
  • Selezionare ‘Metodo di Produzione: MODIFICATI PREZZO.
  • Metodo si salvataggio File: “3) File Separati (Inserimento, Cancellazione) + Massivo Prezzi“.
  • Esportazione Immagini: impostare a ‘NO‘ (scelta consigliata).
  • Selezionare i filtri delle fonti dati (se diverso da ‘PERSONALE’).
  • Fare click sul pulsante verde ‘Produci File‘ per iniziare la produzione dei file.
  • Confermare la produzione alla visualizzazione del messaggio che riporta il riassunto della selezione effettuata.

mepa_produzione_modificati

La struttura delle cartelle è la stessa.

La cartella ‘OPERAZIONE’ in base al tipo di file prodotti può essere:

  • INSERIMENTO (es. file: 56_IN_Cassaforti_e_cassette_portavalori_ByMT (16).xls
  • CANCELLAZIONE (es. file: 56_DEL_Cassaforti_e_cassette_portavalori_ByMT (16).xls
  • MASSIVO PREZZI (es. file: 56_MA_Cassaforti_e_cassette_portavalori_ByMT (16).xls

    Produzione dei file excel per la manutenzione del proprio catalogo MePA
    modo “2) File Separati (Aggiornameto, Inserimento, Cancellazione) + Massivo Prezzi.

    La procedura, una volta terminata, permetterà di aggiornare i prezzi che hanno subito variazioni, eliminare codici che non hanno più un prezzo di vendita, l’inserimento di eventuali codici nuovi e file di aggiornamento se ci sono variazioni sugli attributi specifici.

  • Fare click sul pulsante “Produci” nella parte sinistra della schermata.
  • Selezionare i bandi per i quali si intende produrre i file.
  • Selezionare ‘Metodo di Produzione: MODIFICATI PREZZO.
  • Metodo si salvataggio File: “3) File Separati (Aggiornamento, Inserimento, Cancellazione) + Massivo Prezzi“.
  • Esportazione Immagini: impostare a ‘NO‘ (scelta consigliata).
  • Selezionare i filtri delle fonti dati (se diverso da ‘PERSONALE’).
  • Fare click sul pulsante verde ‘Produci File‘ per iniziare la produzione dei file.
  • Confermare la produzione alla visualizzazione del messaggio che riporta il riassunto della selezione effettuata.
  • mepa_produzione_modificatiLa struttura delle cartelle è la stessa.La cartella ‘OPERAZIONE’ in base al tipo di file prodotti può essere:
  • INSERIMENTO (es. file: 56_IN_Cassaforti_e_cassette_portavalori_ByMT (16).xls
  • CANCELLAZIONE (es. file: 56_DEL_Cassaforti_e_cassette_portavalori_ByMT (16).xls
  • MASSIVO PREZZI (es. file: 56_MA_Cassaforti_e_cassette_portavalori_ByMT (16).xls
  • AGGIORNAMENTO (es. file: 56_UPD_Cassaforti_e_cassette_portavalori_ByMT (16).xls

    Produzione di file per singolo metaprodotto

    In alcune circostanze può essere utile produrre file singoli invece di procedere con una produzione massiva.

    manuale

    A destra di ogni metaprodotto, o nella posizione centrale per il metaprodotto selezionato, è presente un pulsante che permette di creare il file di catalogo nella modalità selezionata.

    In questo caso mepatool, salva i file nella cartella ‘pronti da caricare’ ma la cartella nominata con la data odierna è seguita dal valore ‘_M’ (Manuale); la struttura delle cartelle e dei file è la stessa descritta al punto precedente.

 

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 16, 2017

7.1.Differenze tra i tipi di operazione

mepatool 4 permette di produrre diversi tipi di file per tutte le operazioni previste dal portale acquistinrete:

  • SOSTITUZIONE INTEGRALE
  • INSERIMENTO
  • CANCELLAZIONE
  • AGGIORNAMENTO
  • MASSIVO PREZZI

La versione 2 permetteva la creazione dei soli file per l’operazione SOSTITUZIONE INTEGRALE

Differenza tra le tipologie di operazione

(tutte le operazioni sono applicate al singolo metaprodotto)

SOSTITUZIONE INTEGRALE (operazione distruttiva)

Prevede la SOSTITUZIONE (CANCELLAZIONE -> INSERIMENTO) di tutti i codici presenti nel mepa con quelli presenti nel file che viene caricato.

Es. se ho 300 codici attivi nel metaprodotto ‘album da disegno’ e carico un file con 5 righe di catalogo, al termine dell’operazione il mio catalogo sarà composto dai soli 5 codici del file di catalogo importato.

In nessun modo sarà possibile recuperare i valori sostituiti ed è importante quindi porre molta attenzione a questo tipo di operazione.

I file creati da mepatool in questa modalità contengono sempre tutti i codici attivi.

INSERIMENTO

Prevede l’AGGIUNTA al proprio catalogo dei codici presenti nel file che viene caricato.

Es. se ho 300 codici attivi nel metaprodotto ‘album da disegno’ e carico un file con 5 righe di catalogo, al termine dell’operazione il mio catalogo sarà composto da 305 codici (300 già presenti + i 5 aggiunti con il file di catalogo importato).

I file creati da mepatool in questa modalità contengono solo i codici mai esportati in precedenza in qualsiasi modalità (nuovi).

CANCELLAZIONE* (operazione distruttiva)

Prevede L’ELIMINAZIONE dal proprio catalogo dei i codici presenti nel file che viene caricato.

Es. se ho 300 codici attivi nel metaprodotto ‘album da disegno’ e carico un file con 5 righe di catalogo, al termine dell’operazione il mio catalogo sarà composto da 295 codici (300 già presenti – i 5 presenti nel file di catalogo importato).

I file creati da mepatool in questa modalità contengono solo i codici già esportati in precedenza in qualsiasi modalità e che non hanno più un prezzo valido.

AGGIORNAMENTO*

Prevede L’AGGIORNAMENTO dei dati del proprio catalogo in base ai valori presenti nel file che viene caricato.

Es. se ho 300 codici attivi nel metaprodotto ‘album da disegno’ e carico un file con 5 righe di catalogo, al termine dell’operazione il mio catalogo sarà composto sempre da 300 codici ma con le modifiche presenti nel file caricato.

Le modifiche possono riguardare qualsiasi dato del prodotto escluso il codice fornitore (es. nome, descrizione, attributi, prezzo ecc)

I file creati da mepatool in questa modalità contengono solo i codici già esportati in precedenza in qualsiasi modalità e che hanno subito variazioni.

Questa operazione è sconsigliata in quanto richiede comunque molto tempo ed è preferibile usare la modalità Sostituzione integrale.

MASSIVO PREZZI*

Prevede L’AGGIORNAMENTO DEL SOLO PREZZO del proprio catalogo in base ai valori presenti nel file che viene caricato.

Es. se ho 300 codici attivi nel metaprodotto ‘album da disegno’ e carico un file con 5 righe di catalogo, al termine dell’operazione il mio catalogo sarà composto sempre da 300 codici ma con le modifiche al prezzo definite nel file caricato.

Le modifiche riguardano SOLO IL PREZZO

I file creati da mepatool in questa modalità contengono solo i codici già esportati in precedenza in qualsiasi modalità e che hanno subito variazioni di prezzo.

* Tutti i codici presenti nel file da caricare devono già essere presenti nel catalogo mepa attivo altrimenti viene prodotto errore.

 

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 16, 2017

7.2.Caricamento automatico dei file xls di gestione del catalogo sul MePA

La nuova versione di mepatool offre la comodità di caricare tutti i file nella sezione corretta in base all’operazione senza più la necessità di provvedere al caricamento manuale file per file.

  • Fare click sul pulsante ‘Pubblica’
  • Fare click sul pulsante rosso a forma di ingranaggio per impostare i propri dati di accesso a portale acquistinrete
  • Selezionare la cartella contenente i file da pubblicare facendo click sul pulsante ‘seleziona’
  • Fare click sul pulsante ‘Carica File sul MePA’ per iniziare la pubblicazione direttamente nel portale acquistinrete.

pubblica

Il pulsante ‘Carica File sul MePA’ lancia una eseguibile esterno a mepatool che richiede di volta in volta un codice specifico visualizzato da mepatool.

Il codice viene visualizzato nella finestra di dialogo e visualizzato in arancio sotto il pulsante (nell’esempio 96-9F)

Inserire il codice alla richiesta visualizzata nella schermata dell’eseguibile e attendere il completamento dell’operazione (possono essere necessari da 3 a 10 minuti in base al numero di file selezionati).

E’ consigliabile, in particolar modo la prima volta, di caricare un bando per volta invece di tutti i file della cartella ‘TUTTI’.

magic1

 

Quando la procedura di caricamento è terminata il programma visualizza un avviso di procedura completata, accedere al portale acquistinrete nell’abituale sezione ‘monitora cataloghi inviati’ per visualizzare i file caricati e completare le operazioni previste in base all’operazione.

 

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 16, 2017

7.3.Download e Upload automatico dei file PDF da firmare e firmati

La nuova versione di mepatool offre la comodità di gestire i file che passano allo stato “Approvato. PDF da Firmare” in modo automatico senza  più la necessità di provvedere al download e relativo caricamento manuale file per file.

PDF1

Con la selezione della cartella dei file ‘File da Pubblicare’, mepatool per comodità preseleziona la relativa cartella ‘x PDF_DA_FIRMARE’ all’interno della cartella mepatoo_data.

Attendere che i file nella sezione del portale acquistinrete ‘Monitora Cataloghi inviati’ passino tutti allo stato “Approvato. PDF da Firmare” usando i filtri presenti nella sezione in modo da assicurarsi che tutti i file siano nello stato “Approvato. PDF da Firmare”.

  • Fare click sul pulsante Giallo “Scarica File ‘PDF da firmare’ per lanciare un eseguibile esterno.
  • Inserire il codice alla richiesta visualizzata nella schermata dell’eseguibile e attendere il completamento dell’operazione. Tutti i file PDF sono salvati nella cartella selezionata.
  • Firmare i file assicurandosi di salvare le versioni firmare .p7m nella cartella ‘Firmati’ posizionata all’interno della cartella. (la cartella ‘Firmati’ viene creata automaticamente da mepatool all’interno della cartella selezionata e dove il programma salva i file pdf)
  • Fare click sul pulsante “Carica File PDF Firmati” per procedere con l’upload dei file firmati.

Quando la procedura di caricamento è terminata il programma visualizza un avviso di procedura completata, accedere al portale acquistinrete nell’abituale sezione ‘monitora cataloghi inviati’ per visualizzare la conferma del completamento della procedura segnalata dallo stato ‘in pubblicazione’ o ‘pubblicato’.


Le funzioni di caricamento dei file e quelle di download e upload dei file pdf, sono opzioni aggiuntive a pagamento.

 

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 16, 2017

7.4.Produzione dei file immagini per il Mepa

Da poco dopo l’inizio del 2017, le operazioni di SOSTITUZIONE INTEGRALE e INSERIMENTO prevedono un nuovo passaggio dedicato alla possibilità di caricare file jpg delle proprie immagini. E’ una procedura lunga, complicata e frustrante nella modalità in cui è stata impostata e allunga molto i tempi necessari alla produzione dei cataloghi; mepatool offre strumenti dedicati alla creazione dei file necessari anche a questa operazione nel caso l’utente abbia intenzione di eseguire questi passaggi in modo completo. In questo caso è necessario che le immagini siano presenti in mepatool.

E’ possibile evitare il caricamento delle immagini selezionando le opportune opzioni all’interno del portale acquistinrete.

Sul portale sono presenti istruzioni dettagliate su come gestire correttamente questo passaggio.

Procedura completa per l’importazione delle immagini sul portale acquistinrete.

La procedura illustra la produzione manuale per singolo metaprodotto

Dopo il caricamento di un file excel per la gestione del catalogo sul MePA, sul portale, nella sezione ‘monitora cataloghi inviati’ lo stato passa a ‘dati da completare’

  • Fare click su dati da completare e attendere il caricamento della sezione.

immagini_template_2a

  • Selezionare “Caricamento massivo immagini e allegati”
  • Fare click su “Genera Template” (la procedura porta l’utente nella sezione di gestione del catalogo costringendolo a un ulteriore click da fare di nuovo su ‘Monitora cataloghi inviati’ (lo stato del file è adesso passato a “Generazione template completata”)

immagini_template_1

  • Fare click sul pulsante ‘Gestisci’ per tornare alla sezione precedente ma da dove è adesso disponibile il template delle immagini.

immagini_template_2

  • Fare click sul pulsante con l’icona di file compresso ‘Scarica template’.
  • Salvare il file in una posizione di comodità (il file compresso è nominato come “CaricamentoMassivo_metaprodotto.zip; es CaricamentoMassivo_Bilance uso ufficio (acquisto).
  • Decomprimere il file compresso per ottenere 2 file: TemplateCaricamentoMassivo.xls e istruzioni.txt
  • Inserire il file TemplateCaricamentoMassivo.xls in mepatool nello spazio apposito; fare click sul pulsante ‘inserisci’ e selezionare il file “TemplateCaricamentoMassivo.xls”.

immagini_template_3

  • Fare click sul pulsante rosso a destra della schermata “Produci File” e selezionare il pulsante ‘Immagini”

immagini_template_4

  • Confermare il comando alla visualizzazione del messaggio di conferma.
  • Attendere il completamento delle operazioni.
  • Andare in documenti  – > cartella_mepatool – > esportazioni – >ProntiDaCaricare -> mepatool_data -> IMMAGINI
    la cartella conterrà una cartella nominata secondo il metaprodotto selezionato, tutti i file immagine presenti in mepatool e il template popolato; es. “Bilance_uso_ufficio_acquisto_(11_11).xls” dove tra parentesi è indicato il numero di codici coinvolti e il numero di immagini presenti.
  • Comprimere la cartella in formato .zip
  • Tornare sul portale e tornare nella sezione gestione immagini

immagini_template_2

Fare click sul pulsante “Scegli file” e selezionare il file compresso in precedenza.

Fare click sul pulsante ‘ALLEGA” e seguire la procedura prevista fino al termine che prevede il ritorno alla lista abituale in monitora cataloghi con il risultato ‘Approvato. PDF da Firmare’ e procedere come al solito per completare la procedura.


Operazione massiva

Durante la produzione massiva dei file (descritta al punto ‘MePA: produzione dei file di catalogo’) è possibile selezionare “Immagini: SI” per produrre i file nella modalità appena descritta per tutti i metaprodotti coinvolti.

Se non fosse presente il template specifico, mepatool salva i file in un file excel generico che, all’occorrenza, può essere usato per il copia/incolla valori per popolare il template prodotto dal portale.

 

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 16, 2017

8.Le RdO con mepatool

Il modulo RdO di mepatool è concepito per ridurre drasticamente il tempo necessario sia alla selezione delle RdO effettivamente interessanti che per avere a disposizione strumenti di valutazione efficaci e rapidi per prendere velocemente decisioni con grande anticipo sui tempi abituali offerti dal portale. Inoltre l’archiviazione delle informazioni, il recupero della classifica e lo storico stesso determinato dal programma, offre utili informazioni per capire per quali RdO si hanno maggiori probabilità di successo.

I clienti che hanno adottato mepatool sono passati da gestire 10 RdO alla settimana a una media di 1o/15 RdO al giorno!

Impostazioni

RDO_DETTAGLIO_Impostazioni

Operatori

permette di inserire, Nome, Cognome, eMail e telefono degli operatori (intesi come coloro che seguono le operazioni sulla RdO).
Agire nel campo ‘Sigla’ per definire il valore che sarà usato nelle liste di assegnazione.

Agenti

permette di inserire, Nome, Cognome, eMail e telefono degli agenti (intesi come coloro che eseguono la valutazione economica o se il cliente è assegnato a un Agente commerciale).
Agire nel campo ‘Sigla’ per definire il valore che sarà usato nelle liste di assegnazione.

Fornitori

permette di inserire, Nome, Cognome, eMail, telefono e Azienda dei contatti con i Fornitori.

File Interni

permette di inserire una lista di file, classificarli. Selezionare ‘si’ per ‘Usa per tutte le RdO’ per salvare una copia del file inserito nella cartella delle RdO create da mepatool.

Anagrafica

permette di inserire i dati della propria anagrafica aziendale organizzata per gruppi di dati e relative etichette. I dati possono essere esportati con il pulsante ‘esporta’ ed essere usati in modalità ‘Merge’ con i principali programmi (es. Word)

Classificazione

permette di definire criteri di classificazione personale e visualizzare quella di default presente nel programma che include la struttura ufficiale della PA

Accesso al portale

indispensabile al funzionamento edl modulo RdO, permette di inserire i dati di accesso al portale acquistinrete e assegnare una sigla specifica. E’ possibile inserire più valori (in base alla licenza acquistata) perché mepatool consente di gestire le RdO di aziende diverse; la sigla fa parte dei filtri per la selezione specifica.

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 22, 2017

8.1.introduzione RdO

il Modulo RdO di mepatool

(video guida rapida modulo RdO)

Fare click sul pulsante ‘RdO‘ della schermata Home per aprire l’ambiente RdO:

Rdo_1

  • Fare click sul pulsante ‘Impostazioni’
  • Selezionare la linguetta “Accesso al Portale”
  • Fare click sul simbolo a forma di ingranaggio per inserire i dati di accesso al portale acquistinrete e confermare con ‘Ok’

mepatool-guida_rapida_5

  • Fare click sul pulsante ‘BASE’
  • Fare click sul campo scelta e selezionare la sigla azienda.

Rdo_2

  • Fare click sul pulsante verde ‘Step ZERO!’.
  • Inserire l’ID dell’operazione quando richiesto dalla procedura e attendere il completamento.
  • Al termine della procedura di download fare click su Ok e indicare il tipo di RdO da elaborare (consigliato ‘Entrambe’)
  • Attendere il completamento delle operazione.
  • Selezionare “Test” | “Attiva” | “3] Entrambe” e la casella “selezione Bando” per visualizzare la lista di tutte le RdO aperte a tutti e a invito di tutti i bandi definiti nel filtro ‘Bandi’.

Rdo_3

Complimenti, hai appena scaricato tutte le Rdo Aperte a tutti e a cui sei stato invitato!

Rdo_4

  • Fare click su una delle colonne “RdO”, “Scadenza”, “Pubblicaz.” o “Amministrazione” per ordinare la lista in base al numero di RdO, la Scadenza, la data di Pubblicazione o l’Amministrazione (un secondo click determina l’ordinamento inverso).
  • Fare click sul numero di una RdO qualsiasi per accedere alla schermata di dettaglio.

mepatool-guida_rapida_7

  • Fare click sul pulsante “Recupera Allegati” e attendere il completamento dell’operazione (in base alle dimensioni degli allegati possono essere necessari da alcuni secondi fino a 1 minuto ca in base alla velocità di connessione) – La versione dimostrativa consente di scaricare gli allegti di 30 RdO.
  • mepatool di default mostra il file PDF di Riepilogo
  • Fare click sul file pdf di Riepilogo per visualizzare il file all’interno di mepatool
  • Fare click sul valore ‘_tutti_’ per visualizzare anche tutti gli altri allegati.

Complimenti, hai scaricato tutti gli allegati della prima RdO tramite mepatool e…. ancora non sei entrato nel MePA!

vedi filmato guida rapida sul modulo RdO

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 16, 2017

8.2.lista delle RdO

Una volta scaricate le RdO, la schermata è strutturata in diverse liste organizzate.

lista RdO

LISTA

è la lista generale di tutte le RdO e filtrata in base alla selezione descritta al punto precedente.

La lista è ordinabile in base alle colonne ‘Priorità’, ‘RdO’, ‘Pubblicazione (data di pubblicazione)’, ‘Scadenza’ e ‘Amministrazione’.

Per accedere al dettaglio delle RdO, in tutte le liste, è sufficiente fare click sul numero della RdO.

Facendo click sulla colonna “Regione” è possibile evidenziare le RdO delle regioni selezionate o filtrare ulteriormente la lista in base alle regioni

selezionate.

RdO_Regioni

RDO_Regioni2


SELEZIONATE

lista RdO2

 

Quando si entra nel dettaglio della RdO, è possibile cambiare lo stato della stessa in base a una serie di considerazioni personali.

RdO_cambio_STATO

In base alla variazione dello stato, il programma visualizza eventuali ulteriori campi per l’inserimento opzionale di dati.

La sezione di dettaglio inoltre permette di assegnare l’RdO a un operatore e un agente.

La lista “Selezionate’ presenta ulteriori 5 liste (stato | operatore | agente | classificazione | Messaggi).

  • La lista ‘stato’ permette di visualizzare la lista delle RdO in base allo stato impostato.
  • La lista ‘operatore’ permette di visualizzare la lista assegnata a un determinato operatore in base allo stato impostato.
  • La lista ‘agente’ permette di visualizzare la lista assegnata a un determinato agente in base allo stato impostato.
  • La lista ‘classificazione’ permette di visualizzare la lista in base a una classificazione geografica (di defualt) o personale.
  • La lista ‘messaggi’ visualizza la lista dei messaggi recuperati durante lo StepZero direttamente collegati alle singole RdO

 

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 16, 2017

8.3.selezione delle RdO

mepatool permette di selezionare le RdO secondo diverse modalità.

Tutte i metodi portano l’utente nella schermata ‘dettaglio RdO’ o direttamente nel portale con la visualizzazione immediata dell’RdO selezionata (senza ulteriori ricerche sul portale acquistinrete).

Filtri Generali sulle RdO

La lista principale permette di filtrare le RdO in base a diversi parametri.

Eseguire lo StepZero se non ancora eseguito.

Filtro Stato RdO

E’ possibile selezionare le RdO attive (defualt) o anche quelle scadute.

Filtro Mostra RdO

Dal menu ‘Mostra RdO’ è possibile visualizzare le RdO aperte a tutti, Quelle a Invito o Entrambe.

il campo opzione presente a sinistra del filtro, permette di visualizzare o nascondere le RdO escluse.

RDO_FiltriBASE_FR

Filtro Azienda

mepatool, in base alla licenza, permette di gestire le RdO di aziende diverse (max 4); il filtro permette di selezionare 1 o più aziende per visualizzare le relative RdO (quelle aperte a tutte sono le stesse).

RDO_FiltriAZIENDA_FR

Filtro Bandi

  • Fare click sul pulsante ‘Filtro Bandi’ per visualizzare la lista dei Bandi relativi alle RdO presenti nella memoria del programma
  • Selezionare nella linguetta ‘Attive’, tutti i bandi (e le combinazioni di essi) per i quali si è abilitati.
  • Normalizzare la denominazione dei bandi se necessario nella sezione (se necessario)

mepatool presenta 2 liste negli strumenti di normalizzazione, quella di sinistra contiene i valori dei bandi come proposti dal sistema; quella a destra il valore normalizzato.
La normalizzazione è resa necessaria in quanto, punti ordinanti diversi, utilizzano la nomenclatura dei bandi in modo diverso; siccome le RdO si portano dietro questa classificazione, senza la normalizzazione avremmo un numero infinito di combinazioni per la stessa classificazione. Per esempio è possibile che ci siano RdO assegnate ai bandi “ARREDI104- Cancelleria 104” ; altre come “ARREDI104; Cancelleria 104” altre ancora come “ARREDI104- Cancelleria 104- ” oppure “ARREDI104; Cancelleria 104; “. E’ evidente che tutte le RdO sono relative alla combinazione dei bandi “Arredi  104 – Cancelleria 104”.

Riportando quindi il valore unico “Arredi  104 – Cancelleria 104” nella colonna destra della normalizzazione per tutte le voci citate, si evita di avere un numero eccessivo di bandi rendendo più agevole la selezione per Bando.

La differenza tra la linguetta “Attive” e “Tutte” risiede nel fatto che la prima linguetta visualizza i Bando delle RdO attualmente attive mentre “Tutte”, lista dei bandi di tutte le RdO (attive e non).

Provenienza consente di selezionare la fonte dei dati (al 17/7/2017 solo MePA)

RDO_FiltroBandi

 

Filtro Tutte

mepatool consente di visualizzare TUTTE LE RDO dei bandi selezionati o un bando (o gruppi di bandi).

Di defualt la selezione è impostata a tutti come da immagine seguente:

RDO_FiltroBandiTUTTI_FR

Deselezionando l’opzione ‘tutte’, è possibile selezionare il bando (o gruppi di bandi) dal menu a discesa in base ai bandi selezionati.

RDO_FiltroBandoX

Filtro Data di Pubblicazione

E’ possibile visualizzare le RdO in base alla data di pubblicazione selezionando una data di inizio e una di fine. Per visualizzare le RdO usciti in un determinato giorno è sufficiente selezionare la stessa data in entrambi campi.

RDO_Filtro_DataPubblicazione


Selezione Diretta

Il campo ‘RdO Selezionata’ riporta sempre l’RdO selezionata. Scrivendo il numero della RdO direttamente nel campo, è possibile entrare direttamente nel dettaglio della RdO.

RDO_SELEZ_DIRETTA

Ricerca per parole chiave / Ricerca liberaRDO_CERCA

Facendo click sull’icona a forma di lente di ingrandimento è possibile passare all modalità di ricerca libera.

La ricerca libera permette di cercare in tutti i termini usati nella denominazione, nella lista dei lotti minimi, nelle keyword personali, nelle note e nelle keyword RdO (se il servizio è stato attivato).

Inserendo il termine (o i termini) da ricercare, mepatool propone se la ricerca deve essere effettuata all’interno delle RdO attive, tutte o scadute.

 

 

 

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 19, 2017

8.4.dettaglio RdO

RDO_DETTAGLIO_STATO_PUBBLICATA_2

La schermata di dettaglio della RdO è l’elemento centrale per la gestione delle RdO.

Fare click sul numero della RdO o inserire in numero per la selezione diretta per entrare nel dettaglio.

RDO_DETTAGLIO

Struttura delle schermata

Barra riassuntiva

la parte superiore evidenzia la riga della RdO selezionata.

RDO_RIGA

Se ci sono più RdO pr0poste dallo stesso ente e rispondenti agli stessi filtri, è possibile passare da una RdO all’altra grazie al menu attivo sul numero della RdO stessa. Il menu mostra il numero di RdO, lo stato, la scadenza, i giorni alla scadenza, l’importo e i bandi e la descrizione dei lotti.

RDO_RIGA_menu

ALLEGATI

Una delle funzioni più utili di mepatool è quella che consente di scaricare in solo click tutti allegati della RdO (senza passare da MePA).

Nella schermata di dettaglio, gli allegati sono visualizzati nella parte superiore. Gli allegati sono filtrabili per tipo ( ‘tutti’). Facendo click su un allegato, questo viene aperto con il relativo programma. Se l’allegato è un PDF, questo viene visualizzato direttamente all’interno di mepatool.

RDO_DETTAGLIO_Allegati

Facendo click sul pulsante ‘Apri Dir’, viene aperta la cartella creata da mepatool e dove sono stati salvati gli allegati.

Il pulsante ‘crea dir’ è utile per l’inserimento manuale delle RdO descritto più avanti.

I pulsante ‘leggi dir’ consente di visualizzare nella barra degli allegati eventuali file inseriti manualmente nella cartella.

Il pulsante ‘Lista Allegati’ permette la visualizzazione a lista nel caso il numero di allegati sia superiore a 15

STATO

Lo stato della RdO è importante in quanto determina la variazione appunto dello ‘stato della RdO’ che incide nella visualizzazione della lista per stato.

Permette di assegnare stati diversi in base alle proprie considerazioni. Lo stato può variare in:

  1. DA VALUTARE
    è lo stato in cui si trovano tutte le RdO nel momento in cui sono memorizzate.
  2. Esclusa
    se si ritiene che la RdO non sia gestibile, impostare lo stato a ‘Esclusa’.
    Questo determina la visualizzazione di un sottolivello che permette di inserire il motivo dell’esclusione.
  3. In Lavorazione
    scegliere questo stato se si considera la RdO interessante.
  4. Valorizzata
    permette di indicare che sono stati inseriti valori di prezzo.
  5. Pubblicata
    selezionare questo stato dopo sono state completate le operazioni di pubblicazione.
    Anche questo stato prevede dei sottolivelli per l’inserimento di ulteriori dati utili a livello statistico.
  6. Aggiudicata
    selezionare questo stato quando l’esito della RdO è stato reso noto.
    Anche questo stato prevede dei sottolivelli per l’inserimento di ulteriori dati utili a livello statistico.
    I valori di sottolivello dello stato ‘Aggiudicata’ viene inserito automaticamente da mepatool durante il recupero della classifica di gara (se pubblicata.
  7. Revocata
    selezionare questo stato se la RdO è stata revocata. Lo stato revocata può essere gestita automaticamente durante l’importazione dei dati.
  8. Stato Live
    consente di visualizzare lo stato della RdO nello stato in cui si trova sul portale al momento dell’esecuzione dello StepZero.

RDO_DETTAGLIO_STATO

Sottolivelli di Stato

Alcuni stati prevedono la possibilità di inserire informazioni specifiche. Non sono determinanti per la selezione per stato ma consentono di archiviare informazioni utili su base statistica.

Esclusa: motivazione, permette di inserire informazioni aggiuntive sul motivo per cui la RdO è stata ritenuta non interessante. Oltre a quelli previsti, è possibile inserire una nota specifica.

RDO_DETTAGLIO_STATO_ESCLUSA

Pubblicato: permette di inserire i valori relativi a ‘costo’ (costi previsti) e ‘offerta’ (importo offerto). Il campo ‘%’ riporta il margine calcolato tra costo e acquisto.

RDO_DETTAGLIO_STATO_PUBBLICATA_2

Aggiudicata: permette di inserire relativi al numero di partecipanti, Importo di aggiudicazione, Esito (posizione ottenuta nella classifica di gara) e Aggiudicatario. Queste informazioni, se la classifica di gara è stata pubblicata, sono recuperate in automatico da mepatool.

RDO_DETTAGLIO_STATO_AGGIUDICATA

Fare click sul pulsante ‘C’ per visualizzare o inserire la classifica di gara.

Assegnazione

E’ possibile assegnare l’RdO a un Operatore specifico o un Agente per una più comoda selezione delle RdO in lavorazione o aggiudicate.

Fare click sul campo ‘Operatore’, sul campo ‘Agente’ o ‘BID’ per selezionare un valore in base ai dati inseriti nelle impostazioni.

Il pulsante ‘avvisa’ permette di inviare un messaggio all’indirizzo eMail relativo al valore selezionato (richiede il corretto inserimento dei parametri di posta in impostazioni). Il campo ‘priorità’ serve solo per assegnare un valore da 1 a 5 utilizzato per ordinare le liste in base a questo criterio.

RDO_DETTAGLIO_assegnazione

Lista Lotti

Riporta la lista dei prodotti ordinata in base ai lotti previsti. Il campo ‘importo forzato’ permette di inserire il valore della RdO se il valore non fosse presente (tipicamente per le RdO a ‘offerta’ senza soglia).

RDO_DETTAGLIO_LISTA_LOTTI

Altre informazioni

Riassunto calcolo: riporta la somma dei costi e dei prezzi proposti e relativa marginalità (se inseriti i valori nella sezione ‘valutazione economica’). la selezione del valore ‘si’ imposta lo stato della RdO a ‘Valorizzata’

RDO_DETTAGLIO_calcoloA

Sintesi, Note personali, Classificazione

Nella parte destra della schermata sono riportate le informazioni di sintesi della RdO e una sezione dedicata all’inserimento delle note personali. Le note sono automaticamente archiviate con la data e il nome dell’utente. Nella parte inferiore sono riportate informazioni relative alla classificazione geografica. Facendo click sul pulsante ‘Classificazione Personale’ viene visualizzata un ulteriore sezione dove è possibile assegnare un nome personale alla RdO e definire una classificazione personale.

RDO_DETTAGLIO_Altro

RDO_DETTAGLIO_Altro_Classificazione

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 22, 2017

8.4.1.allegati RdO

mepatool permette di scaricare gli allegati delle RdO automaticamente. Gli allegati per le RdO aperte a tutti fanno parte del servizio ed è sufficiente fare click sul pulsante ‘Recupera RdO‘ per poterli visualizzare immediatamente senza passare dal MePA.

Gli allegati delle RdO a cui si è invitati, non essendo pubblici, sono disponibili solo per i fornitori invitati.

Tutte le RdO sono scaricate nella cartella “cartella_mepatool – > RdO -> Anno -> NumeroRdO_Amministrazione” posizionata in base all’installazione di mepatool (posizione standard in “documenti”).

Scaricare gli allegati delle RdO aperte a tutti

  • nella schermata di dettaglio fare click su “Recupera Allegati”.
  • usare i filtri per visualizzare tutti gli allegati o solo quelli relativi al Riepilogo (selezione standard), Documenti di Gara Lotto N, Documenti Richiesti ai Partecipanti Lotto N; il filtro ‘interno‘ permette di visualizzare solo gli allegati personali,
  • fare click su ‘Apri Dir’ per aprire la cartella dove sono salvati i file allegati.
  • fare click su ‘Lista Allegati’ se lo spazio delegato alla lista degli allegati non fosse sufficiente e per vedere comunque gli allegati in modalità ‘lista’
  • fare click sul’icona del file per visualizzare l’allegato. I file PDF sono visualizzati all’interno di una finestra dedicata su mepatool gli altri tipi di file sono aperti con il relativo programma.

RDO_DETTAGLIO_Allegati

Scaricare gli allegati delle RdO a cui si è invitati

  • Fare click sulla linguetta ‘Web’ per entrare nel MePA e atterrare nella RdO selezionata.
  • Fare cick sul pulsante ‘accedi alla RdO’ se non si è ancora loggati (se loggati, si atterra immediatamente nella RdO)
  • Fare click sul pulsante a destra ‘Scarica Allegati’
  • Attendere la fine delle operazioni. La finestra di dialogo di conferma permette di aprire la cartella dove sono memorizzati i file.

RDO_ALLEGATI_INVITO

 

Leggi Dir: Allegati aggiuntivi manuali

In alcune circostanze può essere necessario creare dei file personali e salvarli nella cartella della Rdo. In questo caso è possibile visualizzare questi file ‘personali’ nella sezione dedicata agli allegti facendo click sul pulsante ‘Leggi Dir.”

Il contenuto della cartella viene letto dal programma che riporta l’icona dei file personali nella sezione in modo da poterli avere a portata di click senza la necessità di aprire la cartella stessa. I file sono contrassegnati dal filtro ‘manuale’.

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 23, 2017

8.4.2.messaggi

mepatool consente di scaricare in automatico anche i messaggi ricevuti collegandoli, se possibile, alle RdO.

I messaggi si recuperano con il passaggio “2 – Opzionali” nella schermata ‘BASE.

  • Fare click sul pulsante ‘BASE’
  • Selezionare l’operazione ‘Trattative Dirette – Messaggi’; di defualt mepatol recupera le prime 3 pagine dei messaggi ma è possibile aumentare o diminuire questo valore o impostare il programma affinché scarichi tutte le pagine dei messaggio (scelta non consigliata).
  • Fare click sul pulsante ‘2 – OPZIONALI”; il programma visualizza la sezione “operazioni opzionali” invitando l’utente a eseguire il LogIn se non già loggati
  • Fare click sul pulsante “1 Accedi al portale” e attendere il completamento della procedura di accesso.
  • Fare click sul programma “2 ESEGUI” per iniziare la procedura.
  • Attendere il completamento della procedura segnalato da una finestra di dialogo.

RDO_BASE_OPZIONALI

RDO_OPZIONALI

 

Visualizzazione dei messaggi

E’ possibile visualizzare i messaggi in 2 modi:

DETTAGLIO RDO

Nella schermata dettaglio, se sono presenti messaggi relativi alla RdO selezionata, viene visualizzato il pulsante ‘sono presenti messaggi”; facendo click sul pulsante viene visualizzata la lista dei messaggi. Facendo click sul messaggio, viene visualizzato il relativo contenuto accedendo al portale acquistinrete.

RDO_DETTAGLIO_MESSAGGIO2

LISTA MESSAGGI

  • Fare click sulla linguetta “Selezionate”
  • Fare click sulla linguette “Messaggi”; la lista visualizza tutti i messaggi con la possibilità di filtrare il tipo
  • Fare click sul pulsante “i” per visualizzare il messaggio selezionato all’interno del portale acquistinrete.

RDO_LISTA_MESSAGGI2

Fare click su ‘importa in mepatool’ per memorizzare il messaggio in modo da evitare l’accesso al portale.

E’ possibile aprie il browser di defualt e visualizzare il messaggio direttamente nel portale acquistirete facendo click sul pulsante “Apri nel browser”

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 23, 2017

8.5.Trattative Dirette

mepatool permette di scaricare in automatico le Trattative Dirette e aggiungerle alla lista delle RdO.

Eseguire i passaggi descritti al passaggio precedente per memorizzare le Trattative Dirette a cui si è invitati.

Visualizzare le Trattative Dirette nella Lista delle RdO

Fare click sull’opzione per sganciare i filtri sui Bandi

TRATTATIVE_DIRETTE_FILTRO

Selezionare ‘Trattative Dirette dalla lista”

mepatool non è in grado di scaricare gli allegati delle Trattative Dirette in automatico ed è necessario procedere con il download manuale degli stessi.

  • Fare click su una Trattiva Diretta nella lista.
  • Nella schermata Dettaglio fare click sul pulsante ‘Crea Dir’.
  • Fare click sulla linguetta ‘Web’ per accedere alla Trattativa Diretta direttamente nel portale acquistinrete.
  • Fare click con il pulsante destro del mouse sull’allegato che si vuole scaricare e scegliere “Salva oggetto col nome…” e salvare il file nella cartella creata in precedenza (documenti -> cartella_mepatool -> RdO -> Anno – > NumeroTrattativaDiretta – NomeTrattativa Diretta.
  • Fare click sulla linguetta ‘Dettaglio’.
  • Fare click sul pulsante ‘Leggi Dir’ per leggere il contenuto della cartella e visualizzare gli allegati nella sezione allegati di mepatool.

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 23, 2017

8.6.valutazione economica RdO

mepatool offre diversi strumenti per la valutazione economica delle RdO.

L’obiettivo è quello di avere a disposizione strumenti di calcolo per capire se conveniente o meno partecipare a una determinata RdO.

Sono disponibili diversi metodi di approccio alla valutazione economica come descritto ai punti successivi.

 

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 23, 2017

8.6.1.modo unico

il ‘modo unico’ è il metodo più semplice ed è equiparabile a un foglio di calcolo.

  • Fare click sulla linguetta ‘Valutazione Economica”.
  • Fare click sul pulsante ‘Modo Unico’.
  • Selezionare il Lotto (se sono presenti più lotti).
  • Inserire i valori nelle colonne presenti.
  • Inserire i valori relativi a ‘acquisto’, ‘margine’ e ‘quantità’ per definire il prezzo da offrire.
  • Completare le righe come ritenuto opportuno.

VALUTAZIONE_ECONOMICA_UNICO_1

 

E’ possibile esportare i valori in un foglio Excel facendo click sul pulsante ‘Esporta valori nel file’; in questo caso il foglio excel salvato viene memorizzato e visualizzato nella schermata.

In alto a destra vine visualizzata la somma della colonna ‘acquisto’ e ‘complessivo’ (vendita) e il relativo margine medio.

Fare click sul campo a spunta ‘si’ per impostare la RdO allo stato ‘Valorizzata’

Maggiori Informazioni sulla riga

Fare click sul rettangolo azzurro per visualizzare la vista ‘RICHIESTA – OFFERTA‘ della riga selezionata; questo permette di inserire valori più dettagliati relativi sia alla richiesta che all’offerta proposta.

VALUTAZIONE_ECONOMICA_UNICO_3

Informazione sul codice offerto

Fare click sul pulsante ‘ì’ nella lista per visualizzare una scheda sintetica del prodotto (se presente in catalogo) e relativi listini.

VALUTAZIONE_ECONOMICA_INFO

Ricerca Libera in catalogo

E’ possibile utilizzare le funzioni di ricerca libera nel catalogo per cercare i prodotti direttamente in catalogo senza la necessità di lasciare l’ambiente RdO.

  • Inserire il valore da cercare nel riquadro ‘Cerca in Catalogo’
  • Fare click su ‘Cerca’; un messaggio avvisa dell’esito ella ricerca e il numero di prodotti individuati.
  • Fare click nella sezione giallo più scuro del pulsante Cerca per visualizzare una lista con più dettagli sui prodotti trovati; fare click sul codice per selezionare il prodotto.
  • Fare click sul menu a discesa per visualizzare una lista sintetica dei risultati e selezionare un risultato.
  • Il codice selezionato viene visualizzato nella parte inferiore del riquadro di ricerca.
  • Copiare il valore e incollarlo nella lista o usare uno del pulsanti a destra del codice per l’aggiunta automatica in fondo alla lista.

RDO_CERCA_CATALOGO

 

 

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 23, 2017

8.6.2.modo simulazione

il modo simulazione permette di gestire le richieste quando la richiesta include una lista di ‘Schede Tecniche’.

visualizza la guida video

Se la RdO prevede una lista ben definita di Schede Tecniche

  • Fare click sulla linguetta “Web”
  • Accedere alla RdO (se già loggati, il sistema visualizza subito la RdO nel portale acquistinrete).
  • Fare click sul pulsante ‘Recupera Lotti e Schede Tecniche’ in alto a destra. Attendere il completamento dell’operazione (può richiedere fino a 3 minuti in base al numero di lotto e di schede tecniche presenti).

RecuperaLottoSchedeTecniche

Fare click sulla linguetta ‘Valutazione Economica’.

Fare click sul pulsante ‘modo simulazione’

Fare click sul pulsante “Acquisisci Dettaglio Lotti e Schede Tecniche” e attendere il completamento delle operazioni (può richiedere fino a 3 minuti in base al numero di lotto e di schede tecniche presenti).

VALUTAZIONE_ECONOMICA_SIMULAZIONE2

  • Fare click sul numero della Scheda Tecnica richiesta per visualizzare i dettagli della richiesta; mepatool preimposta la quantità richiesta.
  • inserire i codici da offrire per gestire la richiesta selezionata aggiungendo tutte le righe necessarie.
  • Selezionare un’altra Scheda Tecnica o scorrere la lista con le frecce
  • completare la valutazione
  • Fare click su pulsante ‘usa’ per memorizzare il codice da offrire (opzionale).
  • Fare click sul pulsante “Salva Excel Riassuntivo” per esportare i dati su un foglio Excel specifico.

Vedere al punto precedente per le funzioni di ricerca libera in catalogo, dettaglio RICHIESTA/OFFERTA e informazioni sul prodotto.

 

 

 

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 23, 2017

8.6.3.modo file

il modo ‘file offerta’ è utile per la valutazione delle RdO dove sono usati file per la definizione della lista dei prodotti da offrire (tipicamente definite ‘a riga unica’). Purtroppo non è stato ancora definito uno standard davvero diffuso che i punti ordinanti potrebbero usare per questo tipo di richieste e sono invece diffusi svariati file organizzati in modo diverso e contenente richieste diverse. Questo rende complessa la realizzazione di un metodo uniforme.

In sintesi, mepatool permette di ‘leggere’ i file excel, definendo le colonne da leggere, e ‘scrivere’ i dati inseriti nel programma nelle colonne indicate (nessun altro tipo di file come per es. word o pdf sono utilizzabili con questo metodo).

Quando un RdO prevede un file excel contenente la lista dei prodotti da offrire:

  • Fare click sulla linguetta ‘Valutazione Economica’
  • Fare click sul pulsante “modo file offerta”
  • Fare click sul pulsante ‘Inserisci File’ per selezionare il file excel contenente la lista dei file; in alternativa è possibile trascinare il file nello spazio dedicato.
  • Definire le colonne da cui leggere i valori e gli altri parametri incluso il lotto se previsti più fogli sperati per lotto. E’ possibile indicare sia la lettera identificativa della colonna che il numero sequenziale (preferibile la lettera).
  • Inserire i valori relativi ai codici dei prodotti da offrire. Fare click sul pulsante quadrato in violetto a sinistra per visualizzare la selezione RICHIESTA / OFFERTA per visualizzare maggiori dettagli sulla riga.
  • Definire le colonne in cui scrivere i valori.
  • Fare click su ‘scrivi’ per scrivere i file nelle colonne previste dal file.
  • Fare click sul file excel salvato e posizionato nella sezione per aprire il file.

VALUTAZIONE_ECONOMICA_File

 

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 23, 2017

8.7.Partecipare a una RdO sul MePA

mepatool mette a disposizione metodi e strumenti per velocizzare la selezione delle RdO e definire i parametri di valutazione economica ma non prevede nessu metodo per automatizzare l’esportazione dei dati o altre funzioni per la partecipazione alla RdO.

La gestione delle attività relative alla partecipazione di una RdO avviene solo ed esclusivamente all’interno del portale acquistinretepa.

In qualsiasi momento è possibile accedere alla RdO selezionata facendo click sulla linguetta ‘Web’

Se non si è già loggati, potrebbe essere necessario fare click su ‘Accedi alla RdO’ per eseguire il LogIn e accedere alla RdO.

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 23, 2017

8.7.1.modo sintetico

il modo sintetico non è un vero metodo di valutazione economica ma una particolare vista che permette di avere a portata di mano sia i prodotti inseriti in uno dei metodi di valutazione economica che la RdO direttamente nel portale acquistinretepa.

Questo rende più agevole la gestione dei passaggi necessari alla partecipazione alla RdO stessa.

mepatool inoltre permette di accedere a altre informazioni in questa schermata pensate sempre per avere a portata di click tutte le informazioni necessari.

  • Fare click sulla linguetta ‘Valutazione Economica’.
  • Fare click sul pulsante ‘modo web sintetico’
  • Fare click su ‘accedi alla RdO’
  • Fare click sul pulsante ‘Inizia la procedura’ direttamente nella RdO sul portale per visualizzare gli step per la compilazione di tutti i passaggi

VALUTAZIONE_ECONOMICA_Sinteticopng

 

Funzioni particolari

usare il campo a scelta nella colonna “sel” per selezionare le righe il cui totale sarà visualizzato nella parte superiore. Inserire un valore relativo alla quantità per ottenere il risultato relativo. Utile quando un prezzo è composto da più righe.

VALUTAZIONE_ECONOMICA_Sintetico_Calcolatrice

Fare click sul pulsante ‘A’ sulla parte sinistra della schermata per visualizzare la lista degli allegati.

VALUTAZIONE_ECONOMICA_Sintetico_Allegati

il pulsante ‘A’ è disponibile anche nella altre modalità di valutazione economica.

Fare click su pulsante ‘S’ per visualizzare la sintesi della RdO è le note personali.

VALUTAZIONE_ECONOMICA_Sintetico_Sitesi

il pulsante ‘S’ è disponibile anche nella altre modalità di valutazione economica.

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 23, 2017

8.8.archivio RdO

con mepatool è disponibile una vista che replica quella presente nel portale acquistinretepa per ‘navigare’ su dati ‘live’ aggiungendo la colonna ‘Valore’ non presente nella lista sul portale

  • Fare click sulla linguetta “Analisi”
  • Fare click su una delle linguette disponibili nella vista per visualizzare la lista relativa.
  • Fare click sul numero della RdO per entrare nel dettaglio della stessa (se presente nella memoria di mepatool)

RDO_ANALISI2

 

 

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 23, 2017

8.9.Statistiche

La sezione ‘Statistiche’ permette di visualizzare lo storico delle attività svolte e offre una comoda vista per entrare nel dettaglio della RdO e completare i dati statistici.

  • Fare click sulla linguetta ‘Statistiche’
  • Selezionare l’anno (o gli anni).
  • Selezionare la fonte (Gara a cui hai partecipato’ o ‘Gare di cui sei aggiudicatario’

RDO_STATISTICHE_1

  • Fare click sul numero di RdO per accedere alla schermata ‘Dettaglio’
  • Fare click sul pulsante ‘i’ per visualizzare la schermata di approfondimento.

 

RDO_STATISTICHE_2

La sezione di approfondimento permette di visualizzare le informazioni memorizzate nel programma (lato sinistro) e accedere alla RdO sul portale acquistinretepa.

E’ possibile completare i dati relativi alla propria partecipazione manualmente riportando l’importo di aggiudicazione, il fornitore aggiudicatario, il numero di partecipanti e la posizione ottenuta.

Se per la RdO è stata resa pubblica la sezione pubblica (pulsante ‘Accesso alla sezione pubblica’ sul portale), è possibile ottenere automaticamente questa informazioni facendo click sul pulsante di mepatool ‘recupera Classifica’ posizionato subito sopra la sezione portale della schemata.

 

STATISTICHE

inserire l’anno di cui recuperare le informazioni statistiche. La sezione visualizza le informazioni in modo sintetico nella parte superiore della schermata.

Fare click sul pulsante “Report Archivio” per esportare e memorizzare un file excel con tutte le informazioni statistiche memorizzate nel programma.

RDO_STATISTICHE_3

le informazioni sono condizionate dai valori inseriti, dalla completezza e accuratezza degli stessi.

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 23, 2017

9.Clienti

il modulo clienti di mepatool permette di ottimizzare la relazione commerciale con i clienti.

Nello specifico permette di:

  1. acquisire gli ordini diretti da acquisto tramite file xml.
  2. creare schede anagrafiche dettagliate collegate agli ordini.
  3. produrre preventivi accurati.

Fare click sul pulsante ‘OdA’ in Home per accedere al modulo di acquisizione degli Ordini Diretti di Acquisto.

Fare click sul pulsante ‘Clienti’ in Home per accedere all’archivio Anagrafiche.

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 23, 2017

9.1.Acquisizione Ordini Diretti (OdA)

Per acquisire le informazioni su un ordine diretto di acquisto è necessario recuperare sul portale il file xml che accompagna l’ordine.

  • Accedere al portale acquistinretepa.
  • Fare click su Area Personale -> Ordini Diretti -> MePA.
  • Fare click sull’ordine.
  • Fare click sull’icona del file xml per salvare il file.
  • Salvare il file in una posizione di comodità.

ODA2

andare in mepatool Home – > OdA

  • Fare click sul pulsante azzurro in alto a sinistra della schermata “inserisci”-
  • Selezionare il file XML relativo all’ordine.
  • Fare click sul pulsante “Elabora” per elaborare il file.
  • Dopo l’elaborazione la schermata riporta i dettagli dell’ordine importato.

ODA3La schermata riporta sia i dati anagrafici che il dettaglio delle righe dell’ordine. Se i codici sono presenti i mepatool sono riportati anche i valori di costo. Sono disponibile anche campi per gestire valutare altri costi (es. i costi di Bollo o di spedizione) per calcolare con precisione il margine sull’ordine e decidere se accettarlo o meno.

Fare click sul campo del numero d’ordine per inserire note personali e memorizzare se l’ordine è stata accettato o rifiutato.

ODA4

  • Fare click sul pulsate “Crea Nuovo Cliente” per creare una nuova scheda clienti (se non già presente nell’archivio clienti).
  • Fare click sul pulsante “Collega l’ordine al cliente selezionato” per salvare l’ordine in modo permanente collegato al cliente.

 

ODA5x

Fare click sul pulsante ‘Apri’ per accedere alla scheda dell’anagrafica del cliente.

 

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 23, 2017

9.2.Archivio Anagrafiche

mepatool consente di memorizzare anagrafiche complete sui clienti. Una scheda anagrafica viene creata automaticamente durante l’elaborazione del file XML di un OdA ma può essere anche creata manualmente.

Per creare un anagrafica manualmente, fare click sul pulsante ‘Menu’ nella parte sinistra della schermata e selzionare ‘NUOVO’ o fare click sul pulsante ‘Nuovo Record’ nella parte superiore della schermata.

Vedere il passaggio precedente per la creazione di una scheda anagrafica con l’elaborazione di un file xml OdA.

ODA6

La scheda di anagrafica include la possibilità di archiviare informazioni aggiuntive.

Anagrafica

visualizza i dettagli dell’anagrafica e la possibilità di assegnare il cliente a un agente specifico. La lista degli agenti è la stessa presente in RdO.

Contatti

permette di memorizzare un numero virtualmente infinito di contatti collegati all’anagrafica principale.

clienti_contatti

Sedi

permette di memorizzare un numero virtualmente infinito di indirizzi aggiuntivi, intesi come sedi, collegati all’anagrafica principale e definire quale sia l’indirizzo principale e i contatti per ogni sede.

clienti_sedi

Ordini

mostra la lista degli Ordini Diretti di Acquisto (OdA) se viene utilizzato il metodo di importazione da file xml.

Clienti_Ordini

Condizioni

permette di definire condizioni specifiche da usare per i preventivi (vedi condizioni generali) e una lista di codici a prezzi riservati.

clienti_condizioni

 

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 24, 2017

9.3.Preventivi

mepatool è principalmente uno strumento commerciale; l’obiettivo principale del programma è quello di consentire di aumentare il proprio fatturato e mantenere un’azione commerciale incisiva e coerente.

Il modulo clienti offre quindi diversi strumenti per la creazione dei preventivi in modo da rendere semplice e rapida la risposta alle richieste dei clienti.

I preventivi prevedono la creazione di una scheda anagrafica (vedere passaggio precedente).

Impostazioni Generali

Le impostazioni generali permettono di definire alcuni comportamenti del programma in modo che siano proposti come default quando si crea un nuovo preventivo. Ogni songolo preventivo quindi prevederà queste impostazioni quando creato ma potrà naturalmente avere impostazioni specifiche valide solo per quel determinato preventivo.

Prezzo Acquisto. Le opzioni possibili sono:

  1. Usa Promo. Permette di impostare il programma affinché come prezzo di acquisto siano utilizzati anche i prezzi di acquisto classificati come ‘promo’ se validi nell’intervallo di date inizio/file (vedi listino).
  2. Usa special Price (e Promo). Analogo all’impostazione precedente ma relativamente alle condizioni ‘SpecialPrice’
  3. Standard. Usa i prezzi di acquisto senza valutare i prezzi Promo o SpecialPrice.

Prezzo di vendita. Le opzioni possibili sono:

  1. Margine. Imposta il calcolo del prezzo di vendita basato sul margine.
  2. Mepa. Imposta il prezzo di vendita come l’ultimo prezzo pubblicato sul MePA.
  3. Ultimo prezzo cliente. Imposta il prezzo di vendita come l’ultimo prezzo usato per il cliente o qualsiasi altro cliente.

Pagamento. permette di definire il pagamento abituale da proporre in fase di creazione del preventivo (la lista è modificabile facendo click sul campo a lista e facendo click su ‘edit…’)

Costi di consegna. Permette di definire dei costi standard di consegna e una dizione specifica.

Intestazione, Validità, Conclusione, Altro, Condizioni MePA Permette di definire una dizione standard da usare nei rispettivi campi del preventivo.

Firma. Permette di definire la Città sa usare insieme alla data e la firma da applicare sul preventivo. Se il cliente è assegnato a un agente specifico, la firma usata sarà quella definita nelle impostazioni degli agenti.

Clienti_Impostazioni_Generali

Creazione di un Preventivo

  • Fare click sul pulsante ‘Nuovo Preventivo’ e definire un nome mnemonico nel campo dedicato.
  • Fare click sul pulsante azzurro nella parte sinistra per inserire eventuali note sul preventivo e variare il metodo del calcolo del prezzo.

Clienti_Preventivo_note

  • Fare click sul pulsante ‘STAMPA‘ per impostare/variare i parametri di default e verificare l’intestazione del preventivo.
    • Selezionare ‘Gen -> Firma’ per stampare la firma definita in calce al preventivo
    • Selezionare ‘LISTA -> Totali’ per stampare una riga di totale alla fine della lista dei prodotti.
    • Selezionare ‘LISTA -> Acc.ne per stampare a dicitura di accettazione in calce al preventivo.
    • Selezionare CONFIG -> Totali -> campo 1 per stampare le configurazioni
    • Selezionare CONFIG -> Totali -> campo 2 per stampare la firma definita in fondo alle configurazioni.
    • Selezionare CONFIG -> Acc.ne per stampare a dicitura di accettazione in fondo alle configurazioni.

Clienti_Preventivo_stampa

Lista dei prodotti nel preventivo

  • inserire il codice del prodotto nel campo codice; se presente nel programma, mepatool popola tutti i campi descrittivi e di prezzo.
  • fare click sull’icona “-” per eliminare un prodotto dalla lista.
  • agire sulla colonna ‘ordinamento’ per definire l’ordinamento della lista.

Clienti_Preventivo_listaProdotti

  • fare click sul pulsante ‘divisore’ per inserire una nota di testo che precederà i prodotti in stampa.

Clienti_Preventivo_divisore

  • fare click sul pulsante ‘P’ per verificare o inserire l’immagine da usare, la descrizione e il nome del prodotto.

Clienti_Preventivo_INFO_P

  • fare click sul pulsante ‘L’ per verificare o definire i valori di listino.

Clienti_Preventivo_INFO_L

  • fare click sul pulsante calcolo prezzo per definire il tipo di prezzo da usare. La scelta del valore ‘margine’ richiede l’inserimento del valore nella colonna margine (icona ‘delta’).

Clienti_Preventivo_INFO_Tipo

  • inserire un valore nella colonna ‘forzato’ per definire un prezzo di vendita a prescindere dal calcolo impostato.
  • inserire la quantità nella colonna q.tà.
  • la colonna “% finale” mostra la marginalità calcolata tra acquisto e vendita.
  • fare click sul pulsante ”i” a sinistra della lista e fare click sul pulsante ‘informazioni prodotto’ per visualizzare dettagli sul prodotto e la lista dei prodotti collegati.

Clienti_Preventivo_Info_Prodotto

  • fare click sul pulsante ‘Aggiungi al preventivo’ per inserire il prodotto nel preventivo (in verde è evidenziato il prodotto selezionato e già presente nella lista). La lista visualizza l’immagine principale, il nome e i valori di costo e vendita e la marca
  • fare click sul pulsante ‘Apri Scheda’ per aprire la scheda prodotto completa nell’ambiente catalogo. (il pulsante di forma rettangolare a sinistra della lista dei prodotti permette di visualizzare tutte le schede prodotto inserite nel preventivo nell’ambiente catalogo.

Barra riassuntiva

nella parte superiore della lista dei prodotti è presente una sezione che riporta informazioni salienti e permette l’accesso a funzioni specifiche.

cliente_barra_info

Sono riportati i dati relativi al ‘Totale Costo’, ‘Totale Merce’, ‘Totale Ordine’ e relativa marginalità. Il campo ‘Costi Int.’ permette di inserire un valore relativo a eventuali costi aggiuntivi non citati nel preventivo (es. spedizione); Il campo ‘Costi’ permette di inserire un valore relativo ai costi da applicare al cliente.

  • Il pulsante ‘config.’ permette di accedere alla funzione relativa.
  • Il pulsante ‘KIT MePA’ permette di accedere alla funzione relativa.
  • Il pulsante ‘STAMPA’ permette di accedere alla funzione come descritto in precedenza.

CONFIGURAZIONI

mepatool permette di definire configurazioni specifiche composte dai prodotti presenti nel preventivo. Il principio alla base di questa funzione è quello di avere la possibilità di proporre una selezione di prodotti o quantità diverse a fronte di esigenze particolari.

Un esempio di configurazione è la consegna degli stessi prodotti ma in quantità diverse per sedi diverse. Oppure proporre una configurazione consigliata a fronte di una serie di prodotti presenti nella lista. O ancora evidenziare un determinato sconto se si acquistano quantità specifiche ecc.

Le configurazioni posso essere usate anche per creare un prodotto ‘riassuntivo’ da pubblicare (nei limiti delle possibilità previste dalle regole del MePA) direttamente come riga di catalogo assegnato a un singolo metaprodotto.

Le configurazioni possono essere stampate con il preventivo selezionando la relativa opzione nella finestra di Stampa.

  • Fare click sul pulsante ‘config” nella barra riassuntiva per visualizzare la schermata configurazione.
  • Fare click nel campo ‘nome configurazione’ per definire un nome mnemonico.
  • Fare click sul campo ‘ID’ per selezionare la configurazione desiderata il cui contenuto viene visualizzato nella sezione inferiore.
  • Fare click sul campo ‘codice’ a lista per selezionare uno dei codici presenti nella lista del preventivo.
  • Definire la quantità ed eventuali sconti.
  • Definire eventuali sconti complessivi in percentuale o valore, eventuali costi interni e costi al cliente per definire il totale della configurazione.
  • Inserire eventuali note interne, pubbliche e testo di condizione di validità specifica della configurazione selezionata.

Clienti_Preventivo_configurazioni

KIT MEPA

La creazione di un Kit MePA prevede la presenza di almeno una configurazione.

  • nella schermata configurazione fare click sul pulsante ‘Crea/Aggiorna Kit’ in basso a destra della schermata e confermare la creazione.
  • nella barra riassuntiva fare click sul pulsante KIT MePA per visualizzare la lista dei Kit MePA creati.

KIT MEPA_LISTA

  • fare click sul Kit che si intende visualizzare per visualizzare la relativa scheda prodotto in ambiente MePA

KIT MEPA

La scheda riporta come nome prodotto un valore calcolato in base alla configurazione selezionata, una descrizione sintetica basata sui prodotti e relativa quantità presenti nella configurazione.

L’importo del valore ‘Acquisto netto’ è determinato dalla somma dei costi relativi ai prodotti presenti nella configurazione; lo stesso vale per l’importo di vendita.

Assegnare un bando e un metaprodotto per creare una riga di catalogo in base alle proprie esigenze.

 

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 24, 2017

10.come installare mepatool

mepatool è disponibile sia in versione stand-alone che in versione in rete con o senza server.

Le versioni monoutente possono essere installate su un singolo PC o Mac. Le versioni prevedono 2 circostanze: con o senza server. Nel primo caso è prevista la presenza di un Server con sistema operativo Windows Server o MacOS X. La soluzione senza server dedicato richiede un PC che ospita i file da condividere e l’installazione. In entrambi i casi, mepatool viene consegnato con tutto il software necessario per funzionare sui PC licenziati.

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 25, 2017

10.1.monopostazione

la monopostazione di mepatool è consegnata con un installer specifico che installa tutto il software necessario al funzionamento. Se non viene cambiata la directory di installazione, una cartella denominata ‘mepatool 4’ viene creata all’interno della cartella documenti. Con il primo avvio del programma viene creata un ulteriore cartella di lavoro denominata ‘cartella_mepatool’ destinata a ospitare tutti i file di catalogo e altri file di supporto e di utilità. Non è possibile modificare il nome della cartella di lavoro ‘cartella_mepatool’.

L’utilizzo del programma è consentito su un solo PC (PC di prima installazione). Se vi fosse la necessità di cambiare il PC di prima installazione, il programma visualizza una messaggio per la richiesta della modifica del PC di prima installazione; una volta attivata la nuova postazione, non sarà possibile usare il programma sul primo PC. Su richiesta è possibile ottenere più di un PC abilitato all’esecuzione di mepatool che, comunque, rimarrà in versione monopostazione senza la condivisione in rete degli archivi.

AGGIORNAMENTI

il programma riceve aggiornamenti automatici a vadenza variabile per l’aggiornamento dei bandi e metaprodotti, nuove funzioni e correzioni

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 25, 2017

10.2.multiutente senza server

E’ possibile acquistare mepatool per la condivisione in rete tra più utenti. La licenza prevede un determinato numero di utenti licenziati e il programma sarà usabile contemporaneamente da tutti gli utenti.

Prevede la presenza di un PC che ospiti fisicamente i file che deve essere collegato sulla stessa rete dei PC client, acceso e con il programma aperto e attivo.

Gli utenti ‘client’  potranno accedere agli stessi archivi in modo condiviso visualizzando cioè le stesse informazioni e agendo sugli stessi parametri ottenendo quindi il vantaggio di organizzare il lavoro in modo collaborativo. Per esempio un utente potrà selezionare le RdO e assegnarle a uno o più operatori i quali, dalla propria postazione, potranno visualizzare le RdO assegnate operando sulle stesse informazioni. Lo stesso vale per tutte le altre attività previste da mepatool.

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 25, 2017

10.3.multiutente con server

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Ultimo   aggiornamento   il Sep 20, 2016

11.copie video di sessioni di formazione

Sono disponibili una serie di sessioni di formazione registrate durante gli approfondimenti con i clienti o durante webinar.

Le schermate o la modalità di esecuzione di alcune funzioni posso essere diverse in base alla licenza e alla versione in uso.

la sessione si riferisce alla sezione catalogo e descrive tutte le opzioni per l’organizzazione delle schede prodotto incluso la classificazione. Sono illustrati anche i passaggi relativi all’importazione massiva dei dati tramite i tracciati record.

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Ultimo   aggiornamento   il Jul 09, 2017
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